Egy árajánlat a kovacsbt.ajanlat@gmail.com címről, vagy ugyanez az ajanlat@kovacsbt.hu címről: a tartalom ugyanaz, mégis a második hitelesebb. A céges e-mail cím a saját domaineden azt mutatja, hogy egy valódi, stabil vállalkozással állsz szemben, és ez az első levéltől kezdve számít. Emellett gyakorlati előnyei is vannak: a cím a cégé marad, akkor is, ha szolgáltatót vagy munkatársat váltasz, és te rendelkezel a levelezés felett.

Ebben az útmutatóban összefoglaljuk, miért éri meg a saját domaines levelezés, mi kell hozzá, hogyan hozd létre lépésről lépésre, milyen címrendszert érdemes kialakítani, és hogyan biztosítsd, hogy a leveleid megérkezzenek.

Miért fontos a céges e-mail cím?

Hitelesség. A partnerek és az ügyfelek egy saját domaines címet megbízhatóbbnak tartanak, és egy ingyenes címről érkező számla vagy ajánlat könnyebben tűnik csalásnak.

Márkaépítés. Minden elküldött levél a cégneved és a weboldalad címét viszi.

Függetlenség. A cím a domainhez tartozik, nem egy szolgáltatóhoz. Ha levelezési szolgáltatót váltasz, a címek megmaradnak, csak a levelek költöznek. Egy ingyenes szolgáltató viszont bármikor korlátozhatja vagy letilthatja a fiókot a saját szabályai szerint.

A cég rendelkezik a címek felett. Ha egy munkatárs távozik, a postafiókja és a levelei a cégnél maradnak, a címére érkező leveleket átirányíthatod, és senki nem viszi magával az ügyfélkapcsolatokat egy privát fiókban.

Kézbesítés és biztonság. A saját domainen beállíthatod az SPF, DKIM és DMARC rekordokat, amelyek igazolják, hogy a levél valóban tőled jön, és megnehezítik, hogy mások a cégeddel visszaélve küldjenek leveleket.

Mi kell hozzá?

1. Domain név, például kovacsbt.hu. Ha még nincs, a domain keresőben nézheted meg, szabad-e; egy .hu domain az aWh-nál évi 2 000 Ft + ÁFA.
2. Levelezési szolgáltatás:
   • E-mail tárhely: csak levelezés, a weboldaltól függetlenül. Az aWh e-mail tárhelye 5–50 GB tárterülettel, 50–500 postafiókkal, webmaillel, naptárral, címjegyzékkel, spamszűréssel és napi mentéssel érhető el, évi 4 000 Ft-tól (ÁFA nélkül).
   • Webtárhely e-mail fiókokkal: ha a weboldalad is a tárhelyen van. Egyszerű, de a levelek a weboldallal közös tárterületből fogynak, és egy weboldal-költözés a levelezést is érinti.
   • Irodai csomag (Microsoft 365, Google Workspace): levelezés irodai programokkal és felhőtárhellyel, felhasználónként havidíjjal. Akkor éri meg, ha az irodai programokra és a közös dokumentumkezelésre is szükséged van.

Weboldal nem kell hozzá: céges e-mail címed a weboldal elkészülte előtt is lehet.

Céges e-mail cím létrehozása lépésről lépésre

1. Rendeld meg a domaint és az e-mail tárhelyet. Ha mindkettő egy helyen van, a DNS-beállítások automatikusan elkészülnek.
2. Lépj be a kezelőfelületre, és nyisd meg az Email Accounts (E-mail fiókok) menüpontot.
3. Hozd létre a postafiókot: add meg a cím első részét (például anna), egy erős jelszót és a postafiók méretét. cPanelben ennek lépéseit az e-mail fiók cPanelben való létrehozásáról szóló cikk írja le.
4. Állítsd be az aliasokat és átirányításokat: például az info@ és a kapcsolat@ érkezzen ugyanabba a postafiókba, vagy több munkatárshoz is. Erről az e-mail továbbítás beállításáról szóló cikk ír.
5. Ellenőrizd a DNS-t: az MX rekord a levelezőszerverre mutasson, és legyen beállítva az SPF, a DKIM és a DMARC (lásd lent). Ha a domain vagy a weboldalad egy másik szolgáltatónál van, ott kell átírnod az MX rekordot, különben a levelek nem az e-mail tárhelyre érkeznek.
6. Állítsd be az eszközöket: webmailen azonnal használhatod, a levelezőprogramban és a telefonon pedig IMAP-pal add hozzá (bejövő szerver: 993-as port SSL/TLS, kimenő: 465 SSL/TLS vagy 587 STARTTLS, felhasználónév a teljes e-mail cím). Lépésről lépésre: iPhone és Android, Outlook, Thunderbird.
7. Készíts aláírást: név, beosztás, cégnév, telefonszám, weboldal.

Milyen címeket alakíts ki?

Egy átgondolt címrendszer hosszú távon sok bosszúságtól megkímél.

Személyes címek: egységes mintával, például keresztnev@ (kis cégnél) vagy vezeteknev.keresztnev@ (ahol több azonos keresztnevű munkatárs lehet). Kerüld az ékezeteket.

Szerepkör alapú címek (aliasok vagy közös postafiókok):

Cím	Mire
info@ vagy kapcsolat@	Általános megkeresések, a weboldalon feltüntetett cím
ajanlat@, sales@	Árajánlatkérések
szamla@, penzugy@	Bejövő számlák, pénzügy
ugyfelszolgalat@, support@	Ügyfélszolgálat
allas@, karrier@	Álláspályázatok
noreply@ vagy rendeles@	A weboldal és a webáruház automatikus levelei

A szerepkör alapú címek előnye, hogy ha a felelős munkatárs változik, csak az átirányítást kell módosítani, a partnereknek nem kell új címet megtanulniuk.

Munkatárs távozásakor ne töröld azonnal a postafiókot: állítsd át a jelszót, irányítsd a leveleit a kollégájához, és állíts be automatikus választ, amely megadja az új kapcsolattartót.

Kézbesítés: hogy a leveleid ne a spamben kössenek ki

A nagy levelezőrendszerek (Gmail, Outlook, Yahoo) egyre szigorúbban ellenőrzik, hogy a levél valóban a feladó domainjéről jön-e. Három DNS-rekord kell hozzá:

• SPF: mely szerverek küldhetnek levelet a domainedről.
• DKIM: digitális aláírás a leveleken.
• DMARC: mit tegyen a fogadó a hitelesítésen elbukó levelekkel.

Ha a domain és az e-mail tárhely az aWh-nál van, az SPF és a DKIM automatikusan beáll; cPanelben az Email Deliverability menüpontban ellenőrizheted, a DMARC rekordot pedig a Zone Editorban veheted fel. A beállításról DKIM és SPF útmutatónk és DMARC útmutatónk szól. Ha mégis spambe kerülnek a leveleid, a spam mappába kerülő levelek technikai útmutatója segít megtalálni az okot.

Hírlevelet ne a céges postafiókból küldj: az e-mail tárhely óránkénti küldési limittel működik, és a tömeges küldés a domain hírnevét is ronthatja. Erre a hírlevélküldő szolgáltatás való.

Biztonság

• Erős, egyedi jelszó minden postafiókhoz, jelszókezelővel.
• Kétlépcsős azonosítás a kezelőfelületen és az ügyfélfiókban.
• Titkosított kapcsolat: a levelezőprogramokban mindig SSL/TLS-t használj.
• Adathalászat: a munkatársakat tanítsd meg felismerni a gyanús leveleket; erről phishing útmutatónk szól.
• Mentés: az aWh e-mail tárhelyéről naponta készül mentés, amelyet több helyen tárolunk.

Mennyi tárhely kell?

Egy átlagos irodai postafiók évente néhány GB-tal nő, sok mellékletnél többel. Kisvállalkozásnak egy 5–15 GB-os csomag jellemzően évekig elég, nagyobb csapatnak vagy sok melléklettel dolgozóknak 35–50 GB. Ha betelik, nagyobb csomagra válthatsz, régi leveleket nem kell törölnöd. A postafiók méretének kezeléséről a postafiók helyének felszabadításáról szóló cikk ír.

Összefoglalás

A céges e-mail cím a saját domaineden hitelesebb, hordozható, és a cég rendelkezik felette. Létrehozásához egy domain és egy levelezési szolgáltatás kell, a beállítás pedig néhány perc. Alakíts ki egységes címrendszert személyes és szerepkör alapú címekkel, állítsd be az SPF-et, a DKIM-et és a DMARC-ot, és védd a fiókokat erős jelszóval és kétlépcsős azonosítással.

Nézd meg az e-mail tárhely csomagokat

Gyakori kérdések

Lehet céges e-mail címem ingyen?

Saját domainen nem teljesen: a domainnek és a levelezési szolgáltatásnak is van díja. A legolcsóbb megoldás egy .hu domain és egy kis e-mail tárhely, ami évente néhány ezer forint.

Mennyi idő alatt készül el?

Ha a domain és az e-mail tárhely egy helyen van, a megrendelés után néhány percen belül létrehozhatod a postafiókokat. Ha a domain máshol van, a DNS-beállítások átállása néhány óráig is tarthat.

Lehet céges e-mail címem weboldal nélkül?

Igen, a levelezéshez csak domain és e-mail szolgáltatás kell.

Hány címet hozhatok létre?

A csomagtól függően: az aWh e-mail tárhelyén 50 és 500 között, és ezen felül aliasokat és korlátlan átirányítást is beállíthatsz.

Olvashatom a céges leveleimet a Gmailben?

Igen, a Gmail felületén másodlagos fiókként is hozzáadhatod a saját domaines postafiókodat; ennek lépéseit a domaines fiók Gmailben való beállításáról szóló cikk írja le.

Át tudom hozni a meglévő leveleimet?

Igen. A költözés lépéseiről e-mail átköltöztetési útmutatónk szól, és az aWh-nál a postafiókok átvitelét kérésre elvégezzük.

• email
• email kézbesítés
• vállalkozás
• útmutató
• kezdőknek