Az email tárhely nem más, mint egy olyan speciális webtárhely szolgáltatás, amely lehetőséget biztosít például vállalkozások számára a céges levelezés magas szintű bonyolítására.

A legnagyobb előnye, hogy jelentős komolyságot biztosít a vállalkozásoknak, hiszen saját domain névvel ellátott email címekről zajlik a levelezés, ami bizonyítottan növeli a bizalmat, közvetetten pedig a brandépítést is támogatja.

Egy jó email tárhelynek számos előnye lehet, azonban csak akkor, ha ki tudjuk választani a megfelelőt. A legtöbbször ez jelenti a nagyobb problémát, ezért cikkünkben most abban szeretnénk segíteni, hogy milyen szempontokat vegyünk figyelembe a vásárlás előtt.

Amennyiben megbízható tárhelyet keresel elektromos levelezésedhez, kattints a következő linkre: email tárhely.

Ingyenes cím, tárhelyhez adott fiók vagy külön e-mail tárhely?

Céges levelezéshez alapvetően háromféle megoldás közül választhatsz:

	Ingyenes postafiók	Webtárhelyhez adott fiók	Külön e-mail tárhely
Cím	@gmail.com, @freemail.hu	saját domain	saját domain
Díj	ingyenes	a tárhely díjában	külön díj
Erőforrás	a szolgáltatóé	a weboldallal közös	csak a levelezésé
Támogatás	jellemzően nincs	a tárhelyszolgáltatóé	a szolgáltatóé

• Ingyenes postafiók: magáncélra jó, cégnek kevésbé. Az @gmail.com végű cím nem a vállalkozásod nevét viszi, és ha a fiókhoz nem férsz hozzá, nincs kitől segítséget kérned.
• Webtárhelyhez adott fiók: a legtöbb webtárhely csomagban saját domaines postafiókokat is létrehozhatsz. Kényelmes és olcsó, de a levelezés a weboldallal közös tárhelyen és erőforrásokon fut, így a postafiókok mérete a weboldal helyéből fogy. Kisebb cégnek, néhány postafiókkal gyakran ez is elég.
• Külön e-mail tárhely: a levelezés saját csomagot kap, a weboldaltól függetlenül. Akkor éri meg, ha sok postafiók kell, nagy a levelek mérete, vagy a weboldal máshol (például egy webáruház-platformon) fut.

Egy cégnél az ingyenes postafiók ellen a rendelkezés is szól: a céges címek a cégé maradnak, akkor is, ha egy munkatárs távozik, a postafiókot átadhatod, átirányíthatod vagy archiválhatod. Egy ingyenes fiókot ráadásul a szolgáltató indoklás nélkül is korlátozhat vagy felfüggeszthet, egy előfizetett szolgáltatásnál viszont rendelkezésre állást vállalnak.

Bármelyiket választod, a saját domaines címhez először domain név kell.

Az email tárhely kiválasztásának legfőbb szempontjai

Az email tárhely mérete

Amennyiben egy olyan email tárhelyet szeretnénk, ami maximálisan kiszolgálja elképzeléseinket, akkor az első és legfontosabb, amit meg kell néznünk, az a méret. Szerencsére ebben a tekintetben a legkönnyebb eligazodni a szolgáltatók kínálatában.

Ennek az oka, hogy mindenki biztosít kisebb és nagyobb megoldásokat is, így a megrendelők el tudják dönteni, hogy számukra melyik lesz az ideális választás. Csakhogy itt a probléma: sokan nem tudják, melyik tárhely az elegendő és melyik túl kevés vagy túl sok?

Egy kisebb cégnek például akár az 5-10 GB-os fiókonkénti kapacitás is elegendő lehet, ez alá már nem érdemes menni, de a nagyobbaknak egy 50-100 GB-os email tárhely is nélkülözhetetlen, főleg abban az esetben, ha sok fiók és nagyobb méretű fájlok küldésére kerül sor a munkához kapcsolódóan.

Nyilván lehetőségünk van korlátlan email tárhely vásárlására is, ebben az esetben azonban mindig vegyük figyelembe azt, hogy megéri-e nekünk, illetve bővül-e annyira a vállalkozásunk, hogy ki tudjuk használni a korlátlanságot.

Bizonyos szint felett, nagyon sok részleg esetén, speciális szolgáltatóknál vagy webáruházaknál például általában ez nem is lehet kérdéses.

Legalább ilyen fontos, hogy a csomag később gond nélkül bővíthető legyen, és ne kelljen régi leveleket törölni, amikor betelik. Az aWh-nál a Mail Start csomag 5 GB-tal indul, a Mail Medium 15, a Mail Business 35, a Mail Pro 50 GB tárhelyet ad, és bármikor válthatsz nagyobbra anélkül, hogy a levelezés megállna.

A saját domain név támogatása

Bár tisztában vagyunk azzal, hogy nagyon sokan eleve azért keresnek email tárhelyet, mert szeretnének saját domain névvel ellátott email címet, és a legtöbb szolgáltató biztosítja ezt, azonban mivel nem minden esetben van ez így, feltétlenül ki kell emelnünk a sorból a domain név támogatását.

Ez azt jelenti, hogy az email tárhely segítségével lehetőségünk nyílik teljesen egyedi, márkanévvel ellátott email címeket generálni – akár minden fontosabb alkalmazott vagy részleg számára.

Így kaphatunk példaképpen olyan email címeket, mint az info@sajatcegnev.hu, a sales@sajatcegnev.hu vagy a cegvezetoneve@sajatcegnev.hu.

Megbízhatóság és rendelkezésre állás

Egy email tárhely kapcsán pontosan annyira fontos a rendelkezésre állás, mint a normál webtárhelynél, sőt talán még fontosabb is odafigyelni rá, hiszen a céges levelezésnél nem lehetnek hibák, sem nagyobb leállások, annak non-stop biztosítottnak kell lennie.

Nem tudhatjuk ugyanis, hogy mikor érkezik egy olyan fontos megkeresés vagy ügyfél, akinek a levele éppen azért nem jut el hozzánk, vagy nem tudunk rá időben válaszolni, mert a tárhely nem működik.

Nagyon fontos, hogy egy email tárhely legalább 99 százalékos rendelkezésre állást biztosítson az ügyfél számára, hiszen ez gyakorlatilag azt jelenti egy évre levetítve, hogy nincsenek többnapos, sőt még több órás leállások sem.

Nyilván a karbantartásokat nem lehet ide számolni, viszont ezek a beavatkozások éppen azért történnek, hogy a szerverek mindig jól működjenek és kiszolgálják a levelezésünket, azaz ne legyenek váratlan kimaradások. Ezeket a karbantartásokat ráadásul a legtöbb szolgáltató általában csúcsidőn kívül végzi, azaz igyekszik például az éjszakai órákra igazítani.

A biztonságra különösen nagy figyelmet kell fordítani

Egy email tárhely kiválasztásakor elengedhetetlen odafigyelni a biztonságra, hiszen az internet ma már mindent behálóz, a kibertámadások pedig mindennaposak, és ezt még egy kisvállalkozás sem engedheti meg magának – pláne a levelezések tekintetében.

Emiatt erősen javasolt odafigyelni például olyan tényezőkre, minthogy az email tárhely rendelkezzen például erőteljes vírus- és spam elleni védelemmel, amit utána szoftveres beállításokkal mi vagy a rendszergazdánk még tovább szigoríthat, illetve finomíthat.

Egyáltalán nem hátrány, ha az email tárhely rendelkezik SSL/TLS tanúsítvánnyal, hiszen ez garantálja a titkosított adatátvitelt, hogy céges levelezéseink mindig maximális biztonságban legyenek, és a küldő, valamint a fogadó kivételével senki más ne láthasson bele.

Ezen felül a biztonság szempontjából nem hátrány a 2FA, vagyis a kétlépcsős hitelesítés garantálása, valamint a biztonsági mentések sem, hiszen nagy problémát okozna, ha a céges levelezés egyik napról a másikra valamilyen okból kifolyólag teljesen eltűnne.

Mindenhonnan elérhető a levelezés

Egy cég számára rendszeresített email tárhely esetében lényeges szempont a választáskor, hogy a levelezés mindenhonnan legyen elérhető, sőt nemcsak a bárhonnan, hanem a bármikor kérdés is tisztázott legyen.

Emiatt a választásnál fontos figyelembe venni a platformfüggetlenséget, ami esetünkben azt jelenti, hogy a levelezések ugyanúgy elérhetők legyenek asztali számítógépről, mint mobilalkalmazásról, emiatt pedig az IMAP/POP3 támogatása is elengedhetetlen.

Egy vállalaton belül ugyanis gyakori, hogy bizonyos beosztottak utaznak, nincsenek a saját gépük előtt. Ilyenkor megengedhetetlen a céges kommunikáció leállása, hiszen a szakmai utak során is tartaniuk kell a kapcsolatot a többi dolgozóval.

A konkrétumok tükrében hasznos, ha az email tárhely rendelkezik Outlook és Thunderbird kompatibilitással, valamint több mobilos klienssel is képes kommunikálni.

Egyszerű adminisztrációs lehetőségeket kínál

Milyen adminisztrációs lehetőségeket kell figyelembe venni egy email tárhely kiválasztásakor? Leginkább azokat az alapvető funkciókat, amelyek lehetőséget adnak például a felhasználók kezelésére, a jelszóváltásra vagy az új fiókok létrehozására.

Nagyon fontos, hiszen egy kisebb vállalatnál is többen kezelik a céges levelezést, az email tárhely pedig akár végtelen számú fiókot képes kezelni, így nemcsak a vezetőségnek, hanem az egyes részlegeknek és a csoportvezetőknek egyaránt lehet névre szóló email címük.

Ezen felül az egyszerű adminisztrációs lehetőségek segítenek abban is, hogy egy email cím szükség esetén megszüntethető vagy módosítható legyen, azaz a naplózás mellett teljes körű hozzáférést nyújtson a rendszert kezelő személy számára.

Kényelmi funkciók: aliasok, továbbítás, naptár

A webes levelező mellett hasznos a közös naptár és címjegyzék, az automatikus válaszüzenet (például szabadság idejére), a levéltovábbítás, az aliasok (például szamlazas@ vagy ajanlat@ címek, amelyek egy meglévő postafiókba érkeznek) és a szűrők. Ezekkel egy kis csapat is rendezetten tudja kezelni a közös címeket. Az aWh e-mail tárhelyén a Roundcube webmailbe épített naptár és címjegyzék, csomagtól függően 50–500 alias, korlátlan továbbítás és üzenetszűrők járnak.

Nagyon lényeges a támogatás és az ügyfélszolgálat

Egy email tárhelynél elengedhetetlenül fontos, hogy megfelelő támogatást kapjanak a felhasználók a szolgáltató részéről. Ezt leginkább az ügyfélszolgálat biztosítja, ami egy tárhelyszolgáltatónál kritikus szempont lehet.

Ennek az oka nem más, minthogy a céges kommunikáció mindig elérhető maradjon, és ha valami probléma van, akkor a felhasználók tudjanak kihez fordulni, tudjanak segítséget kérni, és ebből a szempontból egyáltalán nem elhanyagolhatók a lehetőségek.

Fontos lehet például, hogy miként lehet elérni az ügyfélszolgálatot. Csak chaten, emailen vagy telefonon is? Van-e például magyar nyelvű támogatásuk? Ha csak szöveges formában érhetők el, akkor milyen gyorsan válaszolnak és mennyire hatékonyak?

Ez nemcsak egy webtárhelynél, hanem egy email tárhelynél is különösen fontos, hiszen a gördülékeny kommunikáció a siker egyik alapja.

Figyeljünk oda a bővíthetőségre és az integrációra

Rendkívül fontos szempont egy email tárhely kiválasztásakor a bővíthetőség és az integráció is. Hogy mit jelent ez a gyakorlatban?

A bővíthetőség kérdése alapvetően nem igényel különösebb magyarázatot. A vállalatok optimális esetben egy idő után kinövik az email tárhelyüket – ha csak nem korlátlan lehetőséget választottak –, és ilyen esetekben nélkülözhetetlen a bővíthetőség kérdése.

Az integráció már egy kicsit összetettebb kérdéskor. Akkor beszélhetünk jól integrálható email tárhelyről, ha lehetőséget biztosít más szolgáltatásokkal való összekapcsolásra, így például egy Drive mappával, egy CRM-mel vagy éppen egy naptárral.

Szintén az integráció témaköréhez kapcsolódik még például, hogy az email tárhely támogatja-e a csoportos tevékenységeket, így például hozzáköthető-e egy Google Workspace-hez vagy a Microsoft vállalati kommunikációt és munkavégzést segítő irodai eszközeihez.

Legyen lehetőség az adatmentésre és a visszaállításra

Végül, de egyáltalán nem utolsó sorban feltétlenül oda kell figyelnünk arra is, hogy az email tárhely lehetőséget ad-e az adatmentésre, illetve probléma esetén az adatok könnyed visszaállítására, méghozzá jelentősebb veszteségek nélkül.

Azért lényeges mindez, mert egy vállalati levelezésben rengeteg fontos információ elhangzik, megannyi olyan adat cserél gazdát, ami elengedhetetlen a hatékony működéshez, a munkafolyamatok rugalmasságának fenntartásához.

Bár megfelelő biztonság és háttér mellett az email tárhelyeknél ritkán van jelentősebb adatvesztéssel járó probléma, azonban a kibertámadások korában senki sem lehet elég éber ebből a szempontból.

Lényeges emiatt odafigyelni például arra, hogy az email tárhely biztosítja-e a rendszeres biztonsági mentéseket? A napi szintű automatikus mentésekkel például teljesen automatizálható a folyamat, és teljes biztonságot kaphatunk egy esetleges probléma esetén.

Emiatt a visszaállítási lehetőségeket is vegyük figyelembe. Bár általában kéz a kézben járnak a biztonsági mentésekkel, azonban előfordulhatnak olyan esetek – noha nagyon ritkán –, amikor ez nem biztosított, csak az, hogy a korábbi levelezések lementhetők.

Válasszunk tehát olyan email tárhelyet, amely garantálja a levelezés rendszeres biztonsági mentését, illetve probléma esetén annak teljes visszaállítását, hogy a vállalati kommunikációban soha ne fordulhasson elő tartós kimaradás.

Igényfelmérés: hány postafiók és mekkora tárhely kell?

Mielőtt csomagot választasz, válaszolj ezekre a kérdésekre:

• Hány postafiók kell? Írd össze a munkatársakat, és számolj a bővüléssel és néhány tartalék fiókkal is.
• Mekkora levelek és csatolmányok mennek? Egy irodai munkatársnak fiókonként 5–10 GB is elég lehet, egy tervezőnek, aki rendszeresen nagy fájlokat küld, ennek többszöröse kellhet.
• Kellenek közös címek? Az info@, iroda@ vagy rendeles@ címekhez nem mindig kell külön postafiók: továbbítással vagy aliasként egy vagy több meglévő fiókba is érkezhetnek.
• Milyen programból leveleztek? Ha a leveleket több eszközön (gépen és telefonon) is olvassátok, IMAP-ot használj, mert az minden eszközön szinkronban tartja a mappákat.

A biztonság alapjai: SPF, DKIM, DMARC és kétlépcsős azonosítás

A spam- és vírusszűrés mellett három DNS rekord dönti el, hogy a leveleid megbízhatónak látszanak-e a címzett szervere szerint, és hogy más ne küldhessen leveleket a nevedben:

• Az SPF rekord megadja, mely szerverek küldhetnek levelet a domainedről.
• A DKIM digitális aláírással igazolja, hogy a levelet útközben nem módosították.
• A DMARC megmondja a fogadó szervernek, mit tegyen a két ellenőrzésen elbukó levelekkel.

A jelszó mellett a kétlépcsős azonosítás ad még egy védelmi réteget: cPanel tárhelyen a fiókodhoz így kapcsolhatod be. A céges levelezést olyan telefonon kezeld, amelyen be van állítva a képernyőzár és a titkosítás, nyilvános Wi-Fi-n pedig csak VPN-en keresztül. Ha egy eszköz elveszik, azonnal változtasd meg a hozzá tartozó postafiókok jelszavát.

Szolgáltatóváltás: így költözik át a levelezés

Ha már van céges címed, a váltás három lépésből áll: a meglévő levelek átmásolása az új postafiókokba (IMAP-szinkronizálással), a domain MX rekordjainak átállítása az új szolgáltatóra, végül a levelezőprogramok beállítása az új szerveradatokkal. A teljes folyamatot e-mail átköltöztetési útmutatónk írja le.

• email
• tárhelyválasztás
• webtárhely
• domain választás
• kezdőknek