Egy levelezés átköltöztetése egyik szolgáltatótól a másikhoz ijesztőnek tűnhet: senki sem szeretné, hogy a költözés napján elvesszenek levelek, vagy a régi üzenetek, mappák és címjegyzékek ne kerüljenek át. Jó előkészítéssel azonban az átállás néhány óra munka, és a felhasználók szinte semmit nem vesznek észre belőle.

Ebben az útmutatóban végigvesszük, mikor és miért érdemes váltani, hogyan készülj elő, milyen módszerekkel vihetők át a levelek, hogyan időzítsd a DNS-átállást, és mit ellenőrizz utána.

Mikor érdemes költöztetni?

• Betelt a postafiók, és a jelenlegi szolgáltatónál nem bővíthető gazdaságosan.
• Kézbesítési gondok: a leveleid gyakran a spam mappában kötnek ki, vagy a szolgáltató szervere feketelistára került.
• Hiányzó funkciók: nincs megfelelő spamszűrés, webmail, naptár, mentés, vagy nem állítható be az SPF, a DKIM és a DMARC.
• Szétválasztás: a levelezés eddig a weboldal tárhelyén volt, és szeretnéd függetleníteni tőle, hogy egy weboldal-költözés vagy -hiba ne érintse a leveleket.
• Ár vagy támogatás: drága, lassú vagy nem érthető az ügyfélszolgálat.

Előkészítés

1. Leltár

Írd össze:

• az összes postafiókot és a jelszavukat (vagy kérj új jelszót a régi szolgáltatótól a költözés idejére),
• az aliasokat, átirányításokat és csoportcímeket (például info@ → több munkatárs),
• az automatikus válaszokat, szűrőszabályokat,
• a postafiókok méretét, hogy az új csomag elég nagy legyen,
• azokat a rendszereket, amelyek a régi szerveren keresztül küldenek levelet (weboldal űrlapja, webáruház, számlázóprogram, nyomtató, szkenner).

2. Az új szolgáltatás

Rendeld meg az új levelezést, és hozd létre ugyanazokat a postafiókokat az új szerveren, ugyanazzal a címmel. Az aWh e-mail tárhelye 5 GB-tól 50 GB-ig terjedő csomagokban, napi mentéssel, spamszűréssel, webmaillel, naptárral és címjegyzékkel érhető el, évi 4 000 Ft-tól (ÁFA nélkül).

3. A TTL csökkentése

Egy-két nappal a költözés előtt csökkentsd a domain MX rekordjának TTL-jét 300 másodpercre (ahol a DNS-t jelenleg kezelik). Így az átállás után a levelezőrendszerek percek alatt az új szervert kezdik használni, nem órák múlva.

4. Tájékoztatás

Szólj a munkatársaknak, mikor lesz a váltás, és mit kell tenniük utána (például új szerverbeállítások a telefonon).

A levelek átvitele

IMAP-szinkronizálás eszközzel (ajánlott)

Ha a régi és az új szerver is IMAP-ot használ, a leveleket mappastruktúrával együtt szerverről szerverre lehet átmásolni, a felhasználók gépeinek érintése nélkül. A legelterjedtebb eszköz az ingyenes imapsync:

imapsync \
  --host1 regi-mailszerver.hu --user1 info@cegnev.hu --password1 'REGI_JELSZO' \
  --host2 mail.uj-szolgaltato.hu --user2 info@cegnev.hu --password2 'UJ_JELSZO'

Az imapsync csak a hiányzó leveleket másolja, ezért többször is lefuttatható: először a költözés előtt (ez viszi át a régi leveleket, akár órákig is tarthat), majd a DNS-átállás után még egyszer (ez az átállás alatt a régi szerverre érkezett néhány levelet hozza át). Sok szolgáltató, így az aWh is, a postafiókok átvitelét kérésre elvégzi; ehhez nyiss hibajegyet a régi fiókok adataival.

Levelezőprogrammal

Kevés postafióknál a leveleket egy levelezőprogrammal (Thunderbird, Outlook) is átmásolhatod: add hozzá a régi és az új fiókot IMAP-pal, és húzd át a mappákat a régiből az újba. Egyszerű, de sok levélnél lassú, és nagy fiókoknál könnyű hibázni.

POP3-at használó fiókok

Ha a felhasználók eddig POP3-mal töltötték le a leveleket a gépükre, a régi levelek nem a szerveren, hanem a számítógépükön vannak. Ilyenkor az új fiókot IMAP-pal állítsd be, és a régi leveleket a levelezőprogramban a helyi mappákból töltsd fel az új postafiókba. Hogy mikor melyik protokollt érdemes használni, a POP vagy IMAP választásáról szóló cikk írja le.

Címjegyzék és naptár

Ezeket a régi rendszerből exportáld (vCard és iCalendar formátumban), és importáld az újba. Ha a levelezőprogram vagy a telefon tárolja őket, ott is megmaradnak.

A DNS-átállás

A levelezés akkor költözik át ténylegesen, amikor a domain MX rekordja az új szerverre mutat. Időzítsd munkaidőn kívülre.

1. Futtasd le az első szinkronizálást, és ellenőrizd, hogy minden postafiók átkerült.
2. Állítsd át az MX rekordot az új szerverre. Ha a névszervereket is az új szolgáltatóhoz viszed, előtte győződj meg róla, hogy az új zónában az MX mellett minden más rekord (A, CNAME, TXT, SPF, DKIM, DMARC, ellenőrző rekordok) is megvan.
3. Frissítsd az SPF rekordot az új levelezőszerverrel, állítsd be a DKIM-et az új szolgáltató kulcsával, és ellenőrizd, hogy a DMARC rekord megvan.
4. Néhány óra múlva futtasd le még egyszer a szinkronizálást, hogy az átállás alatt a régi szerverre érkezett levelek is átkerüljenek.
5. A régi szolgáltatást ne mondd fel azonnal: hagyd meg néhány napig, amíg biztos vagy benne, hogy minden levél az új szerverre érkezik.

Az MX rekordokról és a DNS-ről a DNS rekordok kezeléséről szóló útmutató szól; cPanelben az MX rekord módosításának lépéseit az MX rekordok cPanelben való módosításáról szóló cikk írja le.

Elvesznek levelek az átállás alatt? Nem, ha a régi szerver még működik: az átállás idején egyes levelek még a régi, mások már az új szerverre érkeznek, a második szinkronizálás pedig összegyűjti őket. A küldő szerverek egy átmeneti hiba esetén is többször próbálkoznak, így egy rövid kiesés sem jár levélvesztéssel.

Az eszközök átállítása

A költözés után a felhasználók levelezőprogramjait és telefonjait az új szerver adataira kell átállítani: a bejövő (IMAP) és a kimenő (SMTP) szerver nevére, a portokra (IMAP 993 SSL/TLS, SMTP 465 SSL/TLS vagy 587 STARTTLS) és az új jelszóra. A legegyszerűbb, ha a régi fiókot eltávolítod, és újként adod hozzá. A beállításhoz Outlookra, Thunderbirdre, valamint iPhone-ra és Androidra is van tudásbázis cikkünk.

Ne felejtsd el a weboldal űrlapjait, a webáruházat, a számlázóprogramot és minden más rendszert, amely a régi szerveren keresztül küldött levelet: ezeknél is az új SMTP-adatokat kell megadni.

Ellenőrzés

• Küldj levelet kívülről (például egy Gmail-fiókból) minden fontos címre, és válaszolj is rá.
• Ellenőrizd az aliasokat, átirányításokat, automatikus válaszokat.
• Egy levél forrásában (fejlécében) nézd meg, hogy az SPF, a DKIM és a DMARC is „pass” eredményt ad-e, vagy használj egy ellenőrző szolgáltatást (például mail-tester.com).
• Nézd meg néhány nap múlva, érkezik-e még levél a régi szerverre; ha nem, felmondhatod.

Gyakori hibák

• Csak az MX-et állítod át, az SPF-et nem: a kimenő leveleid a spam mappában landolnak, mert az új szerver nincs benne az SPF-ben.
• Két SPF rekord: az SPF érvénytelenné válik. Mindig egy rekordba vond össze.
• Elfelejtett aliasok és átirányítások: egyes címekre érkező levelek elvesznek.
• Kicsi új postafiók: a szinkronizálás félbemarad, mert betelt a kvóta.
• Túl korán felmondott régi szolgáltatás: az átállás alatt oda érkezett levelek elvesznek.
• Névszerver-csere a teljes zóna átvitele nélkül: a weboldal vagy egy ellenőrző rekord is leállhat.

Összefoglalás

Egy jól előkészített e-mail költözés néhány óra munka: leltár, az új postafiókok létrehozása, alacsony TTL, szerverről szerverre szinkronizálás, MX-átállás, SPF/DKIM/DMARC frissítés, egy második szinkronizálás és az eszközök átállítása. A régi szolgáltatást csak akkor mondd fel, ha minden levél már az új szerverre érkezik.

Az aWh e-mail tárhelyére a postafiókok átköltöztetését kérésre elvégezzük. Nézd meg az e-mail tárhely csomagokat

Gyakori kérdések

Mennyi ideig tart egy e-mail költözés?

A levelek másolása a postafiókok méretétől függően perctől néhány óráig tart, az MX-átállás néhány perc alatt elterjed, ha előtte lecsökkentetted a TTL-t. A teljes folyamat jellemzően egy munkanap alatt lezárható.

Elvesznek a leveleim, ha megváltoztatom a névszervereket?

Nem, ha az új zónában a levelezés rekordjai (MX, SPF, DKIM, DMARC) is megvannak, és a régi szerver az átállás alatt még működik. A második szinkronizálás az átmeneti időszakban a régi szerverre érkezett leveleket is átviszi.

Átkerülnek a mappák és az olvasott/olvasatlan állapot?

IMAP-szinkronizálással igen: a mappastruktúra és a levelek jelölései is átkerülnek.

Mi lesz a régi, POP3-mal letöltött levelekkel?

Azok a felhasználó gépén vannak. Az új fiókot IMAP-pal beállítva a levelezőprogramban feltöltheted őket a szerverre, így minden eszközről elérhetők lesznek.

Kell a felhasználóknak bármit tenniük?

Általában csak a levelezőprogramjukat és a telefonjukat kell átállítani az új szerver adataira. A leveleiket a szerverről szerverre történő szinkronizálás viszi át.

Átköltöztetitek a leveleket?

Igen, az aWh tárhelycsomagjaihoz ingyenes költöztetés jár. Nyiss hibajegyet a régi postafiókok elérési adataival, és átvisszük a leveleket.

Küldhetek hírlevelet az új e-mail tárhelyről?

Nem ajánlott: az e-mail tárhely napi levelezésre való, óránkénti küldési limittel. Tömeges kiküldéshez a hírlevélküldő szolgáltatásunkat használd.

• email
• költöztetés
• dns
• útmutató