A fogadó levelezőszerverek minden beérkező levelet pontoznak, és ha a pontszám egy határ fölé kerül, a levél a spam mappába kerül, vagy a szerver el sem fogadja. A mai szűrők nem egy-egy szóra figyelnek, hanem sok jel együttesére. A leggyakoribb okok a következők.

1. Hiányzó vagy hibás hitelesítés

A fogadó szerver ellenőrzi, hogy a küldő szerver jogosult-e a domain nevében levelet küldeni (SPF), a levél sértetlen és a domain aláírta-e (DKIM), és hogy a Feladó mezőben látható domain egyezik-e ezekkel (DMARC). Ha valamelyik hiányzik vagy elbukik, a levél sokkal nagyobb eséllyel a spamek közé kerül. Gyakori eset, hogy egy webáruház, számlázóprogram vagy hírlevélküldő a domain nevében küld, de nem szerepel a domain SPF rekordjában.

2. A küldő IP-cím és a domain hírneve

A szolgáltatók figyelik, mennyi kéretlen levél érkezik egy IP-címről vagy domainről. Ha egy szerver vagy egy feltört fiók spamet küldött, a cím feketelistára (például a Spamhaus listáira) kerülhet. A friss, még levelet nem küldött domainek és IP-címek is óvatosabb elbírálást kapnak, amíg nem alakul ki a hírnevük.

3. A címzettek reakciói

A nagy szolgáltatók (Gmail, Outlook.com, Yahoo) figyelik, hogy a címzettek megnyitják, megválaszolják vagy spamnek jelölik-e a leveleket. Ha sokan jelölik spamnek, a feladó további levelei is a spamek közé kerülnek, azokéi is, akik nem panaszkodtak.

4. Tartalom és formátum

• csak egy nagy képből álló levél, kevés szöveggel;
• linkrövidítők, sok link, vagy a megjelenített szövegtől eltérő linkcím;
• csupa nagybetűs, felkiáltójeles, félrevezető tárgy;
• végrehajtható vagy jelszóval védett melléklet;
• hibás HTML vagy hiányzó szöveges változat.

5. Technikai beállítások

Hiányzó fordított DNS (PTR) rekord, titkosítatlan kapcsolat, vagy egy hibás dátumú, hiányos fejlécű levél is pontlevonást jelent. Ezek főleg saját levelezőszervernél (például VPS-en) fordulnak elő.

6. Tömeges küldés

A Gmail és a Yahoo 2024 óta, a Microsoft Outlook.com 2025 óta elvárja, hogy aki naponta legalább 5000 levelet küld hozzájuk, SPF-et, DKIM-et és DMARC-ot használjon, illeszkedő Feladó domainnel. A Gmail és a Yahoo a marketinglevelekben egykattintásos leiratkozást is kér, a spamjelentések aránya pedig nem érheti el a 0,3%-ot (a Gmail 0,1% alatt javasolja tartani). Hírlevelet ezért ne a postafiókjából küldjön, hanem hírlevélküldő szolgáltatással.

Hogyan ellenőrizheti a saját leveleit?

1. Küldjön egy levelet egy saját Gmail-fiókba, és nézze meg a levél forrását (Eredeti megjelenítése). Az spf=pass, dkim=pass és dmarc=pass sor jelzi, hogy a hitelesítés rendben van.
2. cPanel tárhelyen az E-mail kézbesíthetőség (Email Deliverability) oldal mutatja, hogy a domain SPF és DKIM rekordja megfelelő-e.
3. Egy online feketelista-ellenőrzővel nézze meg, nem szerepel-e a küldő szerver IP-címe valamelyik listán.
4. A visszapattanó levelek hibaüzenetében gyakran benne van az ok is.

Ha Ön a címzett

Ha egy várt levél a spam mappában van, jelölje Nem spam-nek, és vegye fel a feladót a névjegyei közé, így a szűrő legközelebb tanul belőle. E-mail tárhely csomagjainkban a spamszűrő érzékenysége a saját igényei szerint is állítható.

A technikai háttérről és a teendőkről lépésenként blogunkon a sikeres levélkézbesítés technikai útmutatója ír.