Az e-mail szöveges üzenetekre készült, a melléklet csak „ráül” a levélre. Ezért minden levelezőszerver korlátozza egy levél méretét, és a nagy fájlokat érdemes inkább letöltési linkként elküldeni.

Miért van mellékletkorlát?

• Két szerver dönt: a levelet a feladó és a címzett szerverének is el kell fogadnia. Ha bármelyiknél kisebb a korlát, a levél nem érkezik meg, és a feladó „message size exceeds” jellegű hibaüzenetet kap.
• A melléklet a levélben nagyobb lesz: a csatolt fájlt a levelezőprogram szöveggé kódolja (Base64), ami nagyjából egyharmadával növeli a méretét. Egy 20 MB-os fájlból így kb. 27 MB-os levél lesz.
• A korlát szolgáltatónként más: a nagy levelezőszolgáltatóknál jellemzően 20–25 MB körül van, de egy céges szerver ennél kevesebbet is elfogadhat.
• A postafiók is telik: minden nagy melléklet a feladó Elküldött mappájában és a címzett postafiókjában is helyet foglal. Arról, mekkora a postafiók, és hogyan szabadíthat fel benne helyet, külön cikkben írtunk.

1. Felhőalapú fájlmegosztás

A legegyszerűbb megoldás: töltse fel a fájlt egy felhős tárhelyre (Google Drive, OneDrive, Dropbox) vagy egy fájlküldő szolgáltatásra (például WeTransfer), és a levélbe csak a letöltési linket írja.

• Állítsa be, ki nyithatja meg a linket (bárki, akinek megvan, vagy csak a megadott címzettek).
• Ha lehet, adjon meg lejárati időt, és a letöltés után törölje a fájlt.
• A Gmail és az Outlook a túl nagy mellékletet maga is felajánlja feltölteni a saját felhőtárhelyére.

2. Feltöltés a saját tárhelyére

Ha van webtárhelye, a fájlt egy külön mappába töltheti fel a fájlkezelővel vagy SFTP-vel, és a mappa webcímét küldi el. Egy ilyen link bárki számára elérhető, aki ismeri, ezért:

• adjon a mappának nehezen kitalálható nevet,
• védje jelszóval; cPanelben ennek lépéseit a könyvtár jelszavas védelméről szóló cikkünk írja le,
• a letöltés után törölje a fájlt.

3. Tömörítés

Egy ZIP vagy 7z archívum sok fájlt egybe fog, és a szöveges dokumentumokat, táblázatokat jelentősen kisebbre csomagolja. A már tömörített formátumokon (JPG, MP4, PDF, DOCX) viszont alig nyer. A 7-Zip egy nagy archívumot több kisebb kötetre is fel tud osztani, de a címzettnek minden részt meg kell kapnia és ki kell tudnia csomagolni, ezért ez inkább végső megoldás.

4. SFTP rendszeres cseréhez

Ha egy partnerrel rendszeresen cserélnek nagy fájlokat (nyomdai anyagok, videók, adatbázis-mentések), az SFTP a legmegbízhatóbb: nincs méretkorlát, a megszakadt átvitel folytatható, és a kapcsolat titkosított. Ehhez a szerveren külön, csak egy mappához hozzáférő felhasználót érdemes létrehozni, a partnernek pedig egy SFTP kliensprogram (például FileZilla vagy WinSCP) kell.

Bizalmas fájlok

Személyes adatot, szerződést vagy pénzügyi dokumentumot ne tegyen nyilvános linkre. Használjon jelszóval védett, titkosított archívumot (7-Zip AES-256 titkosítással), és a jelszót ne ugyanabban a levélben, hanem más csatornán, például telefonon vagy SMS-ben adja át.

Gyakori hibák

• A címzett nem kapja meg a levelet, és a feladó nem veszi észre a hibaüzenetet: nagy melléklet után nézze meg, nem jött-e vissza a levél.
• Lejárt vagy jogosultság nélküli link: küldés előtt nyissa meg a linket egy privát böngészőablakban.
• Több nagy levél egymás után: a címzett postafiókja megtelhet, és a további leveleket már nem fogadja.

Az e-mail tárhely csomagjainkban 5 és 100 GB közötti tárterület közül választhat, így a mellékletekkel érkező levelek is elférnek.