E-Mail-Hosting ist nichts anderes als ein spezieller Webhosting-Dienst, der beispielsweise Unternehmen die Möglichkeit bietet, ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation auf hohem Niveau zu verwalten.

Der größte Vorteil besteht darin, dass dies Unternehmen eine hohe Seriosität verleiht, da die Korrespondenz über E-Mail-Adressen mit eigenem Domainnamen erfolgt, was nachweislich das Vertrauen stärkt und indirekt auch den Markenaufbau fördert.

Ein guter E-Mail-Speicherplatz kann zahlreiche Vorteile bieten, allerdings nur, wenn wir den richtigen auswählen können. Meistens stellt dies das größte Problem dar; daher möchten wir Ihnen in unserem Artikel nun dabei helfen, zu erfahren, welche Aspekte Sie vor dem Kauf berücksichtigen sollten.

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Kostenlose E-Mail-Adresse, ein zum Hosting gehörendes Konto oder ein separates E-Mail-Hosting?

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation stehen Ihnen grundsätzlich drei Lösungen zur Auswahl:

	Kostenloses Postfach	Konto für Webhosting	Separates E-Mail-Hosting
Titel	@gmail.com, @freemail.hu	Eigene Domain	Eigene Domain
Preis	kostenlos	in den Hosting-Gebühren	Sonderpreis
Ressourcen	des Anbieters	Gemeinsam mit der Website	nur die E-Mails
Support	in der Regel nicht vorhanden	des Hosting-Anbieters	des Anbieters

• Kostenloses Postfach: gut für den privaten Gebrauch, weniger geeignet für Unternehmen. Ein Postfach mit der Endung „@gmail.com“ enthält nicht den Namen Ihres Unternehmens, und sollten Sie keinen Zugriff auf das Postfach haben, können Sie niemanden um Hilfe bitten.
• E-Mail-Postfächer im Webhosting-Paket: In den meisten Webhosting-Paketen können Sie E-Mail-Postfächer unter Ihrer eigenen Domain einrichten. Dies ist bequem und kostengünstig, allerdings läuft die E-Mail-Kommunikation auf demselben Speicherplatz und mit denselben Ressourcen wie die Website, sodass die Größe der Postfächer vom Speicherplatz der Website abgezogen wird. Für kleinere Unternehmen mit nur wenigen Postfächern reicht dies oft aus.
• Separates E-Mail-Hosting: Die E-Mail-Kommunikation erhält ein eigenes Hosting-Paket, unabhängig von der Website. Dies lohnt sich, wenn Sie viele Postfächer benötigen, die E-Mails sehr groß sind oder die Website an anderer Stelle (beispielsweise auf einer Plattform für Online-Shops) betrieben wird.

Bei einem Unternehmen gelten bestimmte Bestimmungen hinsichtlich der kostenlosen Postfächer: Die Unternehmensadressen verbleiben im Besitz des Unternehmens, auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt; das Postfach können Sie übertragen, umleiten oder archivieren. Ein kostenloses Postfach kann der Anbieter zudem ohne Angabe von Gründen einschränken oder sperren, während bei einem abonnierten Dienst die Verfügbarkeit garantiert wird.

Egal, für welche Option Sie sich entscheiden: Für eine eigene Domain-Adresse benötigen Sie zunächst einen Domainnamen.

Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines E-Mail-Speicherplatzes

Die Größe des E-Mail-Speicherplatzes

Wenn Sie einen E-Mail-Speicherplatz suchen, der Ihren Vorstellungen optimal entspricht, sollten Sie als Erstes und Wichtigstes auf die Speichergröße achten. Glücklicherweise ist es in dieser Hinsicht am einfachsten, sich im Angebot der Anbieter zurechtzufinden.

Der Grund dafür ist, dass jeder Anbieter sowohl kleinere als auch größere Lösungen bereitstellt, sodass die Kunden entscheiden können, welche Option für sie die ideale Wahl ist. Doch hier liegt das Problem: Viele wissen nicht, welcher Hosting ausreichend ist und welcher zu wenig oder zu viel ist.

Für ein kleineres Unternehmen kann beispielsweise bereits eine Kapazität von 5 bis 10 GB pro Konto ausreichend sein – darunter sollte man nicht gehen –, während für größere Unternehmen ein E-Mail-Speicherplatz von 50 bis 100 GB unverzichtbar ist, insbesondere wenn im Rahmen der Arbeit zahlreiche Konten genutzt und größere Dateien versendet werden.

Natürlich haben wir auch die Möglichkeit, unbegrenzten E-Mail-Speicherplatz zu erwerben; in diesem Fall sollten wir jedoch stets berücksichtigen, ob sich dies für uns lohnt und ob unser Unternehmen so stark wächst, dass wir diese unbegrenzte Kapazität auch tatsächlich nutzen können.

Ab einer bestimmten Größenordnung, bei einer großen Anzahl von Abteilungen sowie bei spezialisierten Dienstleistern oder Online-Shops steht dies in der Regel außer Frage.

Ebenso wichtig ist es, dass das Paket später problemlos erweitert werden kann und Sie keine alten E-Mails löschen müssen, wenn der Speicherplatz knapp wird. Bei aWh bietet das „Mail Start“-Paket 5 GB, das „Mail Medium“-Paket 15 GB, das „Mail Business“-Paket 35 GB und das „Mail Pro“-Paket 50 GB Speicherplatz, und Sie können jederzeit auf ein größeres Hosting-Paket umsteigen, ohne dass der E-Mail-Verkehr unterbrochen wird.

Unterstützung für eigene Domainnamen

Obwohl wir uns bewusst sind, dass sehr viele Nutzer von vornherein nach E-Mail-Speicherplatz suchen, weil sie eine E-Mail-Adresse mit eigenem Domainnamen wünschen – und die meisten Anbieter dies auch bereitstellen –, möchten wir dennoch ausdrücklich auf die Unterstützung von Domainnamen hinweisen, da dies nicht in allen Fällen der Fall ist.

Das bedeutet, dass wir mithilfe des E-Mail-Speicherplatzes die Möglichkeit haben, vollständig individuelle, mit unserem Markennamen versehene E-Mail-Adressen zu erstellen – und zwar für jeden wichtigen Mitarbeiter oder jede wichtige Abteilung.

So erhalten Sie beispielsweise E-Mail-Adressen wie info@sajatcegnev.hu, sales@sajatcegnev.hu oder cegvezetoneve@sajatcegnev.hu.

Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit

Bei einem E-Mail-Hosting ist die Verfügbarkeit genauso wichtig wie bei einem normalen Webhosting, ja vielleicht ist es sogar noch wichtiger, darauf zu achten, da es bei der Unternehmenskorrespondenz keine Fehler und keine größeren Ausfälle geben darf – der Betrieb muss rund um die Uhr gewährleistet sein.

Wir können nämlich nicht wissen, wann eine wichtige Anfrage oder ein wichtiger Kunde eintrifft, dessen E-Mail uns gerade deshalb nicht erreicht oder auf die wir nicht rechtzeitig antworten können, weil der Webhosting-Dienst nicht funktioniert.

Es ist äußerst wichtig, dass ein E-Mail-Hosting-Dienst dem Kunden eine Verfügbarkeit von mindestens 99 Prozent gewährleistet, da dies auf ein Jahr hochgerechnet praktisch bedeutet, dass es weder mehrtägige noch mehrstündige Ausfälle gibt.

Natürlich können Wartungsarbeiten hier nicht berücksichtigt werden, doch diese Maßnahmen werden gerade deshalb durchgeführt, damit die Server stets einwandfrei funktionieren und unseren E-Mail-Verkehr gewährleisten – damit es nicht zu unerwarteten Ausfällen kommt. Zudem führen die meisten Anbieter diese Wartungsarbeiten in der Regel außerhalb der Spitzenzeiten durch, d. h., sie versuchen beispielsweise, sie auf die Nachtstunden zu verlegen.

Der Sicherheit muss besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden

Bei der Auswahl eines E-Mail-Hostings ist es unerlässlich, auf Sicherheit zu achten, da das Internet heutzutage alle Bereiche durchdringt und Cyberangriffe an der Tagesordnung sind – etwas, das sich selbst ein kleines Unternehmen nicht leisten kann, insbesondere was die E-Mail-Kommunikation betrifft.

Aus diesem Grund wird dringend empfohlen, beispielsweise auf Faktoren zu achten, wie zum Beispiel, dass der E-Mail-Speicherplatz über einen leistungsstarken Viren- und Spamschutz verfügt, den Sie oder Ihr Systemadministrator anschließend durch Softwareeinstellungen noch weiter verschärfen oder verfeinern können.

Es ist keineswegs ein Nachteil, wenn der E-Mail-Speicherplatz über ein SSL-Zertifikat verfügt, da dies eine verschlüsselte Datenübertragung gewährleistet, sodass Ihre geschäftliche Korrespondenz stets maximal geschützt ist und niemand außer dem Absender und dem Empfänger Einblick darin nehmen kann.

Darüber hinaus stellen die 2FA, also die Gewährleistung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, sowie die Backups aus Sicherheitsgründen keinen Nachteil dar, da es ein großes Problem darstellen würde, wenn die Unternehmens-E-Mails von einem Tag auf den anderen aus irgendeinem Grund vollständig verschwinden würden.

E-Mail-Zugriff von überall aus

Bei der Auswahl eines E-Mail-Speicherplatzes für ein Unternehmen ist es ein wesentlicher Aspekt, dass die E-Mails von überall aus zugänglich sind – und zwar nicht nur „von überall“, sondern auch „jederzeit“.

Aus diesem Grund ist es bei der Auswahl wichtig, die Plattformunabhängigkeit zu berücksichtigen, was in unserem Fall bedeutet, dass die E-Mails sowohl vom Desktop-Computer als auch über eine mobile App abrufbar sein müssen; daher ist auch die Unterstützung von IMAP/POP3 unerlässlich.

Innerhalb eines Unternehmens kommt es nämlich häufig vor, dass bestimmte Mitarbeiter auf Dienstreisen sind und nicht an ihrem eigenen Computer sitzen. In solchen Fällen darf die Unternehmenskommunikation keinesfalls unterbrochen werden, da sie auch während ihrer Dienstreisen den Kontakt zu den anderen Mitarbeitern aufrechterhalten müssen.

Angesichts der konkreten Anforderungen ist es von Vorteil, wenn der E-Mail-Speicherplatz mit Outlook und Thunderbird kompatibel ist und zudem mit mehreren mobilen Clients kommunizieren kann.

Bietet einfache Verwaltungsmöglichkeiten

Welche Verwaltungsfunktionen sollten bei der Auswahl eines E-Mail-Hostings berücksichtigt werden? Vor allem jene grundlegenden Funktionen, die beispielsweise die Verwaltung von Benutzern, die Änderung von Passwörtern oder die Einrichtung neuer Konten ermöglichen.

Dies ist von großer Bedeutung, da selbst in einem kleineren Unternehmen mehrere Mitarbeiter die Unternehmenskorrespondenz verwalten und der E-Mail-Speicherplatz eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Konten verwalten kann, sodass nicht nur die Geschäftsleitung, sondern auch die einzelnen Abteilungen und Teamleiter über eine persönliche E-Mail-Adresse verfügen können.

Darüber hinaus tragen die einfachen Verwaltungsfunktionen dazu bei, dass eine E-Mail-Adresse bei Bedarf gelöscht oder geändert werden kann, sodass dem Systemadministrator neben der Protokollierung umfassender Zugriff gewährt wird.

Komfortfunktionen: Aliase, Weiterleitung, Kalender

Neben dem Webmail-Dienst sind auch der gemeinsame Kalender und das gemeinsame Adressbuch, die automatische Abwesenheitsnotiz (beispielsweise während des Urlaubs), die E-Mail-Weiterleitung, Aliase (beispielsweise Adressen wie „szamlazas@“ oder „ajanlat@“, deren E-Mails in ein bestehendes Postfach geleitet werden) sowie Filter nützliche Funktionen. Damit kann auch ein kleines Team die gemeinsamen Adressen übersichtlich verwalten. Das E-Mail-Hosting von aWh umfasst den in Roundcube Webmail integrierten Kalender und das Adressbuch sowie je nach Paket 50 bis 500 Aliase, unbegrenzte Weiterleitung und Nachrichtenfilter.

Support und Kundendienst sind von entscheidender Bedeutung

Bei einem E-Mail-Hosting-Anbieter ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Nutzer angemessenen Support vom Anbieter erhalten. Dies wird in erster Linie durch den Support gewährleistet, der bei einem Hosting-Anbieter ein entscheidender Faktor sein kann.

Der Grund dafür ist ganz einfach, dass die Unternehmenskommunikation stets erreichbar bleibt und die Nutzer im Falle eines Problems wissen, an wen sie sich wenden und um Hilfe bitten können; unter diesem Gesichtspunkt dürfen diese Möglichkeiten keinesfalls vernachlässigt werden.

Wichtig kann beispielsweise sein, wie der Support erreichbar ist. Nur per Chat, E-Mail oder auch telefonisch? Bieten sie beispielsweise Support an? Wenn sie nur in Textform erreichbar sind, wie schnell antworten sie dann und wie effizient sind sie?

Dies ist nicht nur bei einem Webhosting-Anbieter, sondern auch bei einem E-Mail-Anbieter von besonderer Bedeutung, da eine reibungslose Kommunikation eine der Grundlagen für den Erfolg darstellt.

Achten Sie auf Erweiterbarkeit und Integration

Ein äußerst wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines E-Mail-Hosting-Anbieters sind auch die Erweiterbarkeit und die Integrationsmöglichkeiten. Was bedeutet das in der Praxis?

Die Frage der Erweiterbarkeit bedarf grundsätzlich keiner besonderen Erläuterung. Im Idealfall wachsen Unternehmen nach einer gewissen Zeit über ihren E-Mail-Speicherplatz hinaus – sofern sie sich nicht für eine unbegrenzte Option entschieden haben –, und in solchen Fällen ist die Frage der Erweiterbarkeit unverzichtbar.

Die Integration ist bereits ein etwas komplexeres Thema. Von einem gut integrierbaren E-Mail-Speicherplatz kann man dann sprechen, wenn er die Möglichkeit bietet, ihn mit anderen Diensten zu verknüpfen, beispielsweise mit einem Drive-Ordner, einem CRM-System oder einem Kalender.

Ebenfalls im Zusammenhang mit dem Thema Integration steht beispielsweise die Frage, ob der E-Mail-Speicherplatz Gruppenaktivitäten unterstützt, d. h., ob er sich mit Google Workspace oder den Office-Tools von Microsoft, die die Kommunikation und die Arbeit in Unternehmen erleichtern, verknüpfen lässt.

Möglichkeiten zur Datensicherung und -wiederherstellung

Zu guter Letzt, aber keineswegs weniger wichtig, müssen wir unbedingt darauf achten, ob der E-Mail-Speicherplatz die Möglichkeit bietet, Daten zu sichern und im Falle eines Problems diese problemlos wiederherzustellen – und zwar ohne nennenswerte Verluste.

All dies ist von Bedeutung, da in der Unternehmenskorrespondenz zahlreiche wichtige Informationen ausgetauscht werden und eine Vielzahl von Daten den Besitzer wechselt, die für einen effizienten Betrieb und die Aufrechterhaltung der Flexibilität der Arbeitsabläufe unerlässlich sind.

Zwar treten bei E-Mail-Speicherlösungen bei angemessener Sicherheit und Infrastruktur selten Probleme auf, die mit einem nennenswerten Datenverlust einhergehen, doch im Zeitalter der Cyberangriffe kann man in dieser Hinsicht nie wachsam genug sein.

Aus diesem Grund ist es wichtig, beispielsweise darauf zu achten, ob der E-Mail-Speicherplatz regelmäßige Backups gewährleistet. Durch tägliche automatische Backups lässt sich der Vorgang beispielsweise vollständig automatisieren, und Sie erhalten im Falle eines Problems umfassende Sicherheit.

Aus diesem Grund sollten wir auch die Wiederherstellungsmöglichkeiten berücksichtigen. Obwohl diese in der Regel Hand in Hand mit Backups gehen, kann es – wenn auch sehr selten – Fälle geben, in denen dies nicht gewährleistet ist, sondern lediglich die Möglichkeit besteht, frühere E-Mails zu sichern.

Wählen Sie daher einen E-Mail-Speicherplatz, der regelmäßige Backups Ihrer E-Mails sowie im Falle eines Problems deren vollständige Wiederherstellung gewährleistet, damit es in der Unternehmenskommunikation niemals zu einem dauerhaften Ausfall kommen kann.

Bedarfsermittlung: Wie viele Postfächer und wie viel Speicherplatz benötigen Sie?

Bevor Sie sich für ein Paket entscheiden, beantworten Sie bitte folgende Fragen:

• Wie viele Postfächer für E-Mails benötigen Sie? Erstellen Sie eine Liste Ihrer Mitarbeiter und planen Sie dabei auch für künftiges Wachstum sowie einige Reserve-Postfächer ein.
• Wie groß dürfen E-Mails und Anhänge sein? Für einen Büromitarbeiter können 5–10 GB pro Konto ausreichend sein, während ein Designer, der regelmäßig große Dateien versendet, möglicherweise ein Vielfaches davon benötigt.
• Benötigen Sie gemeinsame E-Mail-Adressen? Für Adressen wie „info@“, „iroda@“ oder „rendeles@“ ist nicht immer ein separates Postfach erforderlich: Sie können per Weiterleitung oder als Alias auch in ein oder mehrere bestehende Postfächer geleitet werden.
• Mit welchem Programm haben Sie Ihre E-Mails abgefragt? Wenn Sie Ihre E-Mails auf mehreren Geräten (Computer und Smartphone) lesen, sollten Sie IMAP verwenden, da dieses Protokoll die Ordner auf allen Geräten synchronisiert.

Die Grundlagen der Sicherheit: SPF, DKIM, DMARC und die Zwei-Faktor-Authentifizierung

Neben der Spam- und Virenfilterung entscheiden drei DNS-Einträge darüber, ob Ihre E-Mails vom Server des Empfängers als vertrauenswürdig eingestuft werden und ob andere keine E-Mails in Ihrem Namen versenden können:

• Der SPF-Eintrag legt fest, welche Server E-Mails von dieser Domain versenden dürfen.
• DKIM bestätigt mittels einer digitalen Signatur, dass die E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde.
• DMARC teilt dem empfangenden Server mit, wie er mit E-Mails verfahren soll, die beide Prüfungen nicht bestehen.

Neben dem Passwort bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung eine zusätzliche Sicherheitsstufe: So können Sie diese Funktion für Ihr Konto auf einem cPanel-Hosting-Account aktivieren. Verwalten Sie Ihre geschäftlichen E-Mails auf einem Smartphone, auf dem die Bildschirmsperre und die Verschlüsselung aktiviert sind, und nutzen Sie in öffentlichen WLAN-Netzen ausschließlich eine VPN-Verbindung. Sollte ein Gerät verloren gehen, ändern Sie unverzüglich die Passwörter der zugehörigen Postfächer.

Anbieterwechsel: So wird Ihre E-Mail-Konfiguration übertragen

Wenn Sie bereits über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen, umfasst der Wechsel drei Schritte: das Kopieren der vorhandenen E-Mails in die neuen Postfächer (mittels IMAP-Synchronisierung), die Umstellung der MX-Einträge Ihrer Domain auf den neuen Anbieter und schließlich die Konfiguration Ihrer E-Mail-Programme mit den neuen Serverdaten. Der gesamte Vorgang wird in unserer Anleitung zur E-Mail-Migration beschrieben.

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