Az e-mail aláírás egy előre beállított szövegblokk (név, beosztás, cégnév, elérhetőség, esetleg logó), amelyet a levelezőprogram automatikusan a levelei végére illeszt. Fontos tudni, hogy az aláírást nem a levelezőszerver, hanem az a program teszi a levélbe, amelyből ír: ha webmailből, asztali programból és telefonról is levelez, mindhárom helyen külön be kell állítania.

Roundcube webmail

Az e-mail tárhelyhez tartozó Roundcube webmailben:

1. Jelentkezzen be a webmailbe, és kattintson a bal oldali menüben a Beállítások ikonra.
2. Válassza az Azonosítók részt, majd kattintson arra a címre, amelyhez aláírást szeretne. Itt a Megjelenített név és a Szervezet mezőt is kitöltheti: a címzett ezt a nevet látja feladóként.
3. Az Aláírás mezőbe írja be a szöveget. A mező eszköztárának képikonjával (HTML) formázott szerkesztőre válthat, amelyben félkövér és dőlt betűt, hivatkozást és képet is használhat.
4. Kattintson a Mentés gombra.

A formázott aláírás csak HTML formátumú levélben jelenik meg formázva. A Roundcube alapértelmezés szerint egyszerű szöveges levelet ír, ilyenkor az aláírás formázás nélkül kerül a levél végére. Ha mindig formázott levelet szeretne küldeni, a Beállítások > Beállítások > Üzenetek írása oldalon a HTML üzenet írása beállítást állítsa mindig értékre; egy-egy levélnél a szerkesztő eszköztárának képikonjával is átválthat HTML-re, és az aláírás ekkor formázottá válik.

Azt, hogy az aláírás mikor kerüljön a levélbe, ugyanezen az oldalon, az Aláírás beállításai résznél adhatja meg:

• Aláírás automatikus hozzáadása: mindig, csak új üzenetnél, válasznál és továbbításnál vagy soha. Ha nem kéri automatikusan, levélírás közben az eszköztár Aláírás gombjával szúrhatja be.
• Az aláírás az idézett üzenet alatt: akkor számít, ha válasznál az eredeti levél fölé ír (Válasznál: üzenet írása az eredeti felett). Kikapcsolva az aláírás közvetlenül a válasza alá, az idézett szöveg fölé kerül, bekapcsolva az idézet alá.
• Válasznál az eredeti aláírás eltávolítása: az idézett levélből kihagyja a feladó aláírását.
• Az aláírásokban a szabványos elválasztók használatának kényszerítése: az aláírás elé a szabványos „– ” sort teszi, amelyről a levelezőprogramok felismerik az aláírást.

Levelezőprogramok

• Outlook (klasszikus, Windows): Fájl > Beállítások > Levelezés > Aláírások. Hozza létre az aláírást, majd jobb oldalt válassza ki, melyik fiókhoz és milyen levelekhez (új üzenet, válasz/továbbítás) legyen az alapértelmezett.
• Új Outlook és Outlook a weben: Beállítások (fogaskerék) > Fiókok > Aláírások.
• Thunderbird: Fiókbeállítások > a fiók neve > Aláírás szövege. HTML aláíráshoz jelölje be a HTML használata lehetőséget, vagy csatolja az aláírást egy fájlból.
• Apple Mail (macOS): Mail > Beállítások > Aláírások; itt fiókonként eltérő aláírást is megadhat.
• iPhone és iPad: Beállítások > (újabb iOS-en Appok >) Mail > Aláírás. Ez egyszerű szöveges aláírás, amely minden fiókra közös, vagy fiókonként is megadható.

• Android, Gmail alkalmazás: a bal felső menüben (☰) Beállítások > a postafiók > Mobilaláírás. Ez csak sima szöveg lehet, és fiókonként külön kell megadni. A teszten az aláírás az új levél szövege alatt jelent meg, és a címzetthez is megérkezett.

  

  

• Android, Thunderbird alkalmazás: a fiók hozzáadásakor a Megjelenítési beállítások oldalon, az E-mail-aláírás mezőben adhatja meg.

A programok beállításáról és választásáról a levelezőprogramokat összehasonlító cikkünk ír.

Mit tartalmazzon?

Egy jó üzleti aláírás rövid, legfeljebb négy-hat sor:

• teljes név és beosztás,
• cégnév,
• telefonszám és weboldal (az e-mail címet nem kell megismételni, az a levél fejlécében látszik),
• igény szerint egy kisméretű logó.

Gyakori hibák

• Nagy vagy beágyazott kép: egy több száz kilobájtos logó minden levelet megnövel, és a válaszok láncában sokszorosan ismétlődik. Használjon kicsi, tömörített képet, vagy hagyja el.
• Csak képből álló aláírás: a szöveg nem másolható, és sok levelezőprogram alapból nem jeleníti meg a képeket, így a címzett üres keretet lát. Az elérhetőségeket mindig szövegként írja be.
• Elavult adatok: telefonszám- vagy címváltozáskor minden eszközén frissítse az aláírást.
• Eltérő aláírás munkatársanként: céges környezetben érdemes egységes sablont készíteni, és azt mindenkinek ugyanúgy beállítani, hogy a kifelé küldött levelek egységes arculatot mutassanak.

Ellenőrzés

A beállítás után küldjön egy próbalevelet egy másik, például ingyenes postafiókba, és nézze meg számítógépen és telefonon is. Így kiderül, hogy a formázás, a kép és a hivatkozások a címzett oldalán is jól jelennek-e meg.