Die empfangenden Mailserver bewerten jede eingehende E-Mail mit einer Punktzahl, und wenn diese einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, wird die E-Mail in den Spam-Ordner verschoben oder vom Server gar nicht erst angenommen. Heutige Filter achten nicht auf einzelne Wörter, sondern auf eine Kombination verschiedener Anzeichen. Die häufigsten Ursachen sind die folgenden.

1. Fehlende oder fehlerhafte Authentifizierung

Der empfangende Server überprüft, ob der sendende Server berechtigt ist, E-Mails im Namen der Domain zu versenden (SPF), ob die E-Mail unversehrt ist und von der Domain signiert wurde (DKIM) sowie ob die im Absenderfeld angegebene Domain mit diesen Angaben übereinstimmt (DMARC). Fehlt eine dieser Angaben oder wird eine Prüfung nicht bestanden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet, deutlich höher. Häufig versendet ein Online-Shop, ein Rechnungsstellungsprogramm oder ein Newsletter-Versender im Namen der Domain, ist jedoch nicht im SPF-Eintrag der Domain aufgeführt.

2. Die IP-Adresse des Absenders und die Reputation der Domain

Die Anbieter überwachen, wie viel unerwünschte E-Mails von einer IP-Adresse oder einer Domain versendet werden. Wenn ein Server oder ein gehacktes Konto Spam versendet hat, kann die Adresse auf eine Blacklist (beispielsweise die Listen von Spamhaus) gesetzt werden. Auch neue Domains und IP-Adressen, von denen noch keine E-Mails versendet wurden, werden vorsichtiger bewertet, bis sich ihre Reputation etabliert hat.

3. Reaktionen der Empfänger

Die großen E-Mail-Anbieter (Gmail, Outlook.com, Yahoo) überwachen, ob die Empfänger E-Mails öffnen, beantworten oder als Spam markieren. Wenn viele Empfänger eine E-Mail als Spam markieren, werden auch die nachfolgenden E-Mails des Absenders in den Spam-Ordner verschoben – selbst diejenigen, die keine Beschwerde eingereicht haben.

4. Inhalt und Format

• nur eine E-Mail, die aus einem großen Bild besteht und wenig Text enthält;
• Linkverkürzer, eine große Anzahl von Links oder Linkadressen, die vom angezeigten Text abweichen;
• Ein Titel, der ausschließlich aus Großbuchstaben und Ausrufezeichen besteht und irreführend ist;
• ausführbare oder passwortgeschützte Anhänge;
• Fehlerhafter HTML-Code oder fehlende Textversion.

5. Technische Einstellungen

Ein fehlender Reverse-DNS-Eintrag (PTR), eine unverschlüsselte Verbindung oder eine E-Mail mit falschem Datum oder unvollständigem Header führen ebenfalls zu Punktabzug. Diese Probleme treten vor allem bei eigenen E-Mail-Servern (z. B. auf einem VPS) auf.

6. Massenversand

Gmail und Yahoo verlangen ab 2024, Microsoft Outlook.com ab 2025, dass jeder, der täglich mindestens 5.000 E-Mails an sie versendet, SPF, DKIM und DMARC mit einer übereinstimmenden Absenderdomain verwendet. Gmail und Yahoo verlangen zudem eine Abmeldemöglichkeit per Ein-Klick in Marketing-E-Mails, und die Spam-Meldungsrate darf 0,3 % nicht überschreiten (Gmail empfiehlt, diese unter 0,1 % zu halten). Versenden Sie Newsletter daher nicht über Ihr Postfach, sondern über einen Newsletter-Versanddienst.

Wie können Sie Ihre eigenen E-Mails überprüfen?

1. Senden Sie eine E-Mail an Ihr eigenes Gmail-Konto und überprüfen Sie den Quellcode der E-Mail (Original anzeigen). Die Zeilen „spf=pass“, „dkim=pass“ und „dmarc=pass“ zeigen an, dass die Authentifizierung in Ordnung ist.
2. Bei cPanel-Hosting zeigt die Seite „E-Mail-Zustellbarkeit“ (Email Deliverability) an, ob die SPF- und DKIM-Einträge der Domain korrekt sind.
3. Überprüfen Sie mithilfe eines Online-Blacklist-Checkers, ob die IP-Adresse des Absenderservers auf einer der Listen aufgeführt ist.
4. In der Fehlermeldung von Rückläufern ist häufig auch der Grund angegeben.

Wenn Sie der Empfänger sind

Sollte sich eine erwartete E-Mail im Spam-Ordner befinden, markieren Sie diese bitte als **„Kein **Spam“ und fügen Sie den Absender zu Ihren Kontakten hinzu, damit der Filter daraus für die Zukunft lernen kann. In unseren E-Mail-Hosting-Paketen lässt sich die Empfindlichkeit des Spamfilters ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen einstellen.

In unserem Blog finden Sie in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum technischen Hintergrund und den erforderlichen Maßnahmen einen technischen Leitfaden für die erfolgreiche E-Mail-Zustellung.