Es lohnt sich, ein anderes Bürosystem zu wählen, wenn sich geschäftliche E-Mails, Dateispeicherung und Tools für die Zusammenarbeit besser in den täglichen Betriebsablauf Ihres Unternehmens einfügen. Vergleichen Sie nicht nur die Anwendungen: Auch die Datenverwaltung, die Sicherheit der Konten, die E-Mail-Übertragung und die Einarbeitung der Mitarbeiter sind wichtig. Die passende Lösung kann ein vollständig cloudbasiertes Paket oder separat verwaltete E-Mail- und Speicherlösungen sein.

Es ist verständlich, dass Sie nach einem System suchen, in dem sich Ihre Kollegen schnell zurechtfinden und E-Mails sowie Dateien zuverlässig zugänglich sind. Die ausgewählten Tools müssen zudem die bestehenden Arbeitsabläufe unterstützen. Der Wechsel verläuft reibungsloser, wenn Sie die Umstellung und die Einarbeitung im Voraus planen.

Der Leitfaden stellt die verschiedenen Lösungsoptionen vor und vergleicht diese hinsichtlich geschäftlicher E-Mail-Nutzung, Dateispeicherung und Zusammenarbeit. Sie lernen die wichtigsten Auswahlkriterien kennen und erhalten anschließend praktische Anleitungen zur Datenmigration sowie zur Einweisung Ihrer Mitarbeiter. So können Sie fundierter entscheiden, welches System den Anforderungen Ihres Kleinunternehmens entspricht.

Tools für Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung und Automatisierung

Bei der Auswahl einer Kollaborationsplattform sollten Sie E-Mails, Dokumente und Aufgaben getrennt behandeln. Google Workspace vereint Gmail, Drive, Docs und Meet in einer einzigen Plattform. Microsoft 365 bietet in ähnlicher Weise eine einheitliche Umgebung für die Nutzung von Outlook, OneDrive, Word und Teams. Achten Sie daher bei der Auswahl einer Google Workspace-Alternative nicht nur auf die Namen der Anwendungen. Entscheidend sind auch das vorhandene Dateiformat, die Berechtigungsverwaltung sowie die Anzahl der Benutzeroberflächen, mit denen sich Ihre Mitarbeiter vertraut machen müssen.

Achten Sie bei der Dokumentenverwaltung auf die Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung, Versionsverwaltung und Zugriffsebenen. So kann beispielsweise ein Verkaufsangebot von mehreren Personen bearbeitet werden, während nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die endgültige Datei haben. OneDrive und SharePoint ermöglichen die Dateifreigabe im Microsoft-Umfeld, während Nextcloud und ONLYOFFICE andere Installations- und Betriebsoptionen bieten. Die Google Workspace-Alternative eignet sich dann, wenn sie neben den Anwendungen auch die täglichen Bearbeitungsaufgaben abdeckt. Testen Sie vor Ihrer Entscheidung die Dateifreigabe, die Kommentarfunktion und die Wiederherstellung einer früheren Version.

Die Verwaltung und die Unternehmensressourcen erfordern eine gesonderte Prüfung. Prüfen Sie, ob sich Benutzerkonten, Gruppenmitgliedschaften und die Aufhebung von Zugriffsrechten über eine zentrale Oberfläche verwalten lassen. Die Verwaltungsoberflächen von Microsoft 365 und Google Workspace verbinden die Kontoverwaltung zudem mit den Anwendungen. Bei eigenem E-Mail-Hosting können die Verwaltungsoberfläche und die E-Mail-Verwaltung je nach Dienst unterschiedlich sein. Die mit der Domain verbundene geschäftliche E-Mail-Kommunikation lässt sich daher separat mit dem gesamten Bürosystem vergleichen.

Das Projekt- und Aufgabenmanagement erfolgt häufig in separaten Tools. Auf Trello-Boards lassen sich Aufgaben auf Karten verfolgen, während sie in Asana Projekten zugeordnet werden. Vergleichen Sie diese mit den integrierten Aufgabenfunktionen, beispielsweise ob eine Aufgabe direkt einem Dokument zugeordnet werden kann. Erfassen Sie bei der Automatisierung den Ablauf: Wer leitet den Vorgang ein, welche Daten werden verwendet und wer genehmigt den nächsten Schritt? Eine HR-Aufgabe kann beispielsweise die Einrichtung des Kontos und der Zugriffsrechte eines neuen Mitarbeiters sein.

Neo Mail kommt als geschäftsorientierte E-Mail-Lösung in Betracht, wenn die E-Mail-Kommunikation im Vordergrund steht. Prüfen Sie, ob der für die tägliche Arbeit erforderliche Kalender, die Kontakte, gemeinsame Dokumente und die Aufgabenverwaltung an einem Ort verfügbar sind oder ob separate Systeme erforderlich sind. Eine Alternative zu Google Workspace kann somit entweder ein komplettes Office-Paket oder eine Kombination aus E-Mail und separat ausgewählten Tools sein.

Lösung	Korrespondenz	Dokumentenverwaltung	Aufgabenverwaltung	Verwaltung
Google Workspace	Gmail	Drive, Dokumente	Integrierte und externe Geräte	Gemeinsame Benutzeroberfläche
Microsoft 365	Outlook	OneDrive, SharePoint	Integrierte und externe Geräte	Gemeinsame Benutzeroberfläche
Zoho Workplace	Zoho Mail	Zoho-Dokumententools	Es kann auch ein separates Gerät ausgewählt werden	Verwaltung von Zoho-Konten
Nextcloud	In separater Korrespondenz	Dateifreigabe	Zusatzanwendungen	Hängt von der Installation ab
ONLYOFFICE	In separater Korrespondenz	Bürodokumente	Mit Zusatztools	Hängt von der Installation ab
Neo Mail	E-Mail-basiert	Eine gesonderte Lösung ist in Erwägung zu ziehen	Eine gesonderte Lösung ist in Erwägung zu ziehen	Hängt vom jeweiligen Dienst ab
Eigener E-Mail-Hosting-Speicherplatz	An eine Domain gebundene E-Mail-Adresse	Ein separates System ist erforderlich	Ein separates System ist erforderlich	Hängt vom jeweiligen Dienst ab

Entscheiden Sie sich für ein Komplettpaket, wenn eine einheitliche Verwaltung und gemeinsame Dokumentennutzung für Sie im Vordergrund stehen. Separate Tools können sinnvoll sein, wenn Sie ein spezifisches Projekt- oder HR-System benötigen.

E-Mail, Dokumentenverwaltung und Cloud-Speicher

In Google Workspace sind Gmail, Drive und Google Docs über eine gemeinsame Benutzeroberfläche miteinander verknüpft. Microsoft 365 verbindet Outlook, OneDrive und Word miteinander. Beide Systeme bieten geschäftliche E-Mail-Funktionen, Dateispeicher und Online-Dokumentenbearbeitung. Ein eigenes E-Mail-Hosting hingegen stellt in erster Linie die zur Domain gehörenden Postfächer bereit. Für Dateien und Büroarbeiten können Sie separate Anwendungen wählen. Dies ermöglicht zwar eine flexiblere Zusammenstellung, die Zugriffsverwaltung muss jedoch über mehrere Oberflächen erfolgen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Cloud-Speichers die Art der Dateien und die Art der Freigabe. Google Drive und OneDrive unterstützen die Zusammenarbeit mit den jeweiligen Office-Anwendungen. Bei einem Vertrag kann es beispielsweise wichtig sein, Kommentare zu speichern, Änderungen nachzuverfolgen und Lesezugriffsrechte festzulegen. Nextcloud kann als Dateifreigabesystem genutzt werden, während ONLYOFFICE auch die Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Individuelle Einstellungen sind dann nützlich, wenn unterschiedliche Zugriffsrechte für Finanz-, Vertriebs- oder Führungsdokumente gewährt werden müssen.

Erstellen Sie vor dem Umzug eine Bestandsliste der Postfächer und Dateien. Halten Sie fest, zu welchem Postfach ein Kalender, ein Kontakt, ein freigegebener Ordner oder eine Weiterleitungsregel gehört. Legen Sie anschließend die Reihenfolge der Übertragung fest und beginnen Sie beispielsweise mit einem Test-Postfach. IMAP kann für die Übertragung von E-Mails und Ordnern verwendet werden, Kalender und Kontakte erfordern jedoch möglicherweise einen separaten Export. Überprüfen Sie bei den Dateien den Eigentümer, die Freigabeberechtigungen und das Dokumentformat. Ordnen Sie auch die Zugriffsrechte für gemeinsame Projektordner so an, dass die für das Team erforderlichen Berechtigungen erhalten bleiben.

Für die Erstellung von Office-Dokumenten eignet sich Google Docs, das im Browser bearbeitet werden kann, während Microsoft Word sowohl in Desktop- als auch in Web-Workflows eingesetzt werden kann. LibreOffice ist eine lokal installierbare Office-Suite, während ONLYOFFICE eine Alternative für die Dokumentenverwaltung bietet. Überprüfen Sie beim Öffnen von DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien das Layout, die Formeln und die Schriftarten. Eine komplexe Excel-Arbeitsmappe oder Word-Vorlage kann in einem anderen Programm anders dargestellt werden. Öffnen Sie vor dem endgültigen Wechsel einige Dateien, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit verwenden.

Ein eigenes E-Mail-Hosting und ein komplettes Büro-Paket erfüllen nicht denselben Zweck. Beim E-Mail-Hosting stehen die zur Domain gehörenden Postfächer, die Einrichtung von E-Mail-Programmen und die E-Mail-Authentifizierung im Vordergrund. Ein Überblick über die verschiedenen E-Mail-Hosting-Lösungen kann Ihnen dabei helfen, die Details der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation mit den Anforderungen eines kompletten Bürosystems abzugleichen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung, ob Sie E-Mails und Dateien in einem einzigen System verwalten möchten oder ob Sie eine koordinierte Arbeitsumgebung mit separaten Diensten aufbauen möchten.

Auswahl geeigneter Alternativen für kleine Unternehmen

Zu den Angeboten für Unternehmen zählen Microsoft 365, Zoho Workplace sowie ein speziell zusammengestelltes E-Mail- und Bürosystem. Die beste Alternative zu Google Workspace ist diejenige, die zu den täglichen Aufgaben Ihres Unternehmens passt – nicht unbedingt diejenige, die die meisten Anwendungen bietet.

Kriterien für die Auswahl einer Alternative

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Anwendungen, die Ihr Team tatsächlich nutzt: Outlook, Tabellenkalkulationen, Kalender oder gemeinsame Ordner. Vergleichen Sie anschließend die Benutzerverwaltung, die Berechtigungen, den mobilen Zugriff und die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Microsoft 365 könnte die naheliegende Wahl sein, wenn Ihre Mitarbeiter bereits mit Word, PowerPoint und Outlook arbeiten. Zoho Workplace bietet eine integrierte Arbeitsumgebung, während separate E-Mail- und Office-Programme möglicherweise mehr Konfigurationsaufwand erfordern.

Google Workspace-Alternativen für Unternehmen

Microsoft 365 vereint Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Zoho Workplace bündelt E-Mail- und Office-Anwendungen und eignet sich daher für diejenigen, die eine einheitliche Serviceumgebung suchen. LibreOffice ist eine lokal installierbare Office-Suite, jedoch kein vollständiges E-Mail-System für Unternehmen. Somit kann Google Workspace entweder als integriertes Paket oder als Zusammenstellung einzelner Tools als Alternative dienen.

Branchenspezifische Arbeitsabläufe stellen unterschiedliche Anforderungen. In einer Buchhaltungskanzlei können Excel-Formeln und die korrekte Darstellung von Tabellen entscheidend sein. Bei einem Beraterteam stehen möglicherweise gemeinsam bearbeitbare Angebote, der Kalender und der für Kunden bereitgestellte Zugriff im Vordergrund. Bei einem Online-Shop können die Freigabe von Bestellunterlagen und die Berechtigungen der Mitarbeiter von Bedeutung sein. Berücksichtigen Sie daher bei der Auswahl einer Alternative zu Google Workspace neben der Branche auch die tatsächlichen täglichen Aufgaben.

Testen Sie vor der Einführung einen realen Arbeitsablauf. Wählen Sie ein Angebot, eine interne Tabelle und einen gemeinsamen Kalendereintrag aus. Öffnen Sie diese im zu testenden System und überprüfen Sie anschließend die Formatierung, die Freigabe sowie die Verwaltung von Kommentaren. Bei einer PowerPoint-Präsentation sollten Sie auch die Schriftarten und Animationen überprüfen. So lässt sich feststellen, inwieweit die ausgewählte Google Workspace-Alternative zum täglichen Arbeitsablauf Ihres Teams passt.

Erstellen Sie zur Entscheidungsfindung einen kurzen Vergleich anhand der folgenden Kriterien:

• E-Mail: Vergleichen Sie Outlook, Zoho Mail und ein separat verwaltetes geschäftliches Postfach.
• Dokumente: Überprüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Word-, Sheets- und LibreOffice-Dateien.
• Zusammenarbeit: Probieren Sie die gemeinsame Bearbeitung, Freigabeberechtigungen und Kommentare aus.
• Verwaltung: Prüfen Sie, wie einfach es ist, ein neues Konto anzulegen oder den Zugriff zu sperren.

Wählen Sie die Lösung, die sich mit den von Ihnen verwendeten Dokumenten und den branchenüblichen Arbeitsabläufen am reibungslosesten kombinieren lässt.

Erschwingliche Anbieter von geschäftlichen E-Mail-Diensten

Achten Sie bei der Auswahl einer geschäftlichen E-Mail-Lösung darauf, das Postfach vom gesamten Bürosystem zu trennen. Microsoft 365 verbindet Outlook mit anderen Microsoft-Anwendungen. Zoho Mail eignet sich für die geschäftliche Korrespondenz, während Zoho Workplace zusätzlich Bürosoftware integriert. Ein an eine eigene Domain gebundenes E-Mail-Hosting ist eine eigenständigere Lösung, wenn Ihr Unternehmen in erster Linie geschäftliche Postfächer benötigt. Anstelle des Preises sollten Sie die benötigten Funktionen und den gesamten Umfang der Verwaltungsaufgaben miteinander vergleichen.

Neben der E-Mail-Kommunikation sollten Sie auch den Kalender und die tägliche Kommunikation unter die Lupe nehmen. Outlook verwaltet Kalendereinladungen und E-Mail-Workflows, während die übrigen Tools von Microsoft 365 auch mit Dokumenten verknüpft werden können. Der Kalender von Zoho Mail ist Teil der E-Mail-Umgebung. Falls Ihr Team eine separate Anwendung für Videoanrufe nutzt, beispielsweise Microsoft Teams, sollten Sie auch die Verwaltung der Konten und Einladungen überprüfen. Bei der Auswahl ist es wichtig, dass ein Kundengespräch, der dazugehörige Kalendertermin und der anschließende E-Mail-Austausch nachvollziehbar bleiben.

Die der Domain zugewiesene Adresse, beispielsweise info@cegnev.hu, sorgt für ein einheitliches Unternehmensauftreten. Damit die E-Mail-Kommunikation funktioniert, müssen die MX-Einträge in den DNS-Einstellungen der Domain – die den Weg der E-Mails vorgeben – auf die Werte des E-Mail-Anbieters eingestellt werden. Die SPF- und DKIM-Einträge unterstützen die Authentifizierung ausgehender E-Mails. Die DMARC-Regeln legen fest, wie nicht authentifizierte Nachrichten behandelt werden sollen. Die Registrierung der Domain und das Postfach sind getrennte Aufgaben; daher sollten Sie auch die Verlängerungen und Zugriffsrechte im Blick behalten.

Die Unterschiede zwischen den Anbietern zeigen sich auch in den Paketen und im Support. Microsoft 365 vereint mehrere Office-Anwendungen, was nützlich sein kann, wenn Ihr Team mit Outlook, Word und PowerPoint arbeitet. Die gemeinsame Bearbeitung von Präsentationen und Tabellen kann in einer einzigen Arbeitsumgebung erfolgen. Neben dem separaten E-Mail-Hosting können Sie jedoch zusätzlich einen Kalender, einen Textverarbeitungseditor oder ein Videokommunikationswerkzeug wählen. Diese Zusammenstellung kann mehrere Anbieter-Konten und Einstellungen erfordern.

• Microsoft 365: Wählen Sie diese Lösung, wenn Ihnen die gemeinsame Nutzung von Outlook und den Office-Anwendungen wichtig ist.
• Zoho Mail: Ziehen Sie diese Lösung in Betracht, wenn Sie eine E-Mail-Lösung für Ihr Unternehmen suchen und die Tools von Zoho Workplace zu Ihrem Team passen.
• E-Mail mit eigener Domain: Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz und Ihre Büroanwendungen getrennt verwalten möchten.

Erstellen Sie vor der Einführung eine Testnachricht, senden Sie eine E-Mail an eine externe Adresse und testen Sie anschließend die Antwort, die Kalendereinladung sowie die Anmeldung über das Mobiltelefon. Ein Überblick über die Domain-Einstellungen hilft Ihnen dabei, festzustellen, welcher Dienst zu Ihrem derzeitigen System passt. Die Auswahl der geeigneten Domain-Registrierungsoption ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie eine eigene Firmenadresse verwenden möchten.

Datenmigration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei einem Anbieterwechsel

Für den Wechsel von Google Workspace zu einem anderen Anbieter sollten Sie die Übertragung von E-Mails, Dateien, Kalendern und Kontakten gesondert planen. E-Mails können mittels einer IMAP-basierten Migration oder mit einem dafür vorgesehenen Migrationstool übertragen werden. Google Takeout ermöglicht den Export der Daten, jedoch müssen die exportierten Elemente im neuen System separat organisiert werden.

Erstellen Sie vor dem Wechsel eine Bestandsaufnahme Ihrer Gmail-Postfächer, Drive-Ordner und freigegebenen Dateien. Notieren Sie sich die Inhaber der Konten, die Weiterleitungsregeln, die Kalender und die Gruppenadressen. Bei einem gemeinsamen Projektordner müssen neben den Dateien auch die Zugriffsrechte geregelt werden. Durch die Migration der E-Mails allein werden nicht alle Freigabeeinstellungen von Google Docs übertragen.

1. Halten Sie den Ausgangszustand fest. Erstellen Sie eine Liste der Gmail-Adressen, Labels, Kalender und Drive-Daten. Markieren Sie wichtige Gruppenpostfächer und Dokumente, die mit externen Partnern geteilt werden.
2. Wählen Sie die Übertragungsmethode aus. IMAP kann zum Verschieben von E-Mails und Ordnern verwendet werden, sofern beide Systeme den Zugriff unterstützen. Überprüfen Sie die Exporte von Google Takeout gesondert, da E-Mails und Dateien möglicherweise in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden.
3. Probieren Sie es mit einem Konto aus. Testen Sie eingehende und ausgehende E-Mails, Anhänge und die Ordnerstruktur. Überprüfen Sie im Kalender auch die Termine und die eingeladenen Teilnehmer.
4. Richten Sie die E-Mail-Weiterleitung Ihrer Domain ein. In den DNS-Einstellungen müssen Sie die MX-Einträge für das neue System angeben. Überprüfen Sie anschließend die SPF- und DKIM-Einstellungen sowie die Ergebnisse der E-Mail-Versendung.
5. Überprüfen Sie das Ergebnis der Migration. Vergleichen Sie den Inhalt der Postfächer, öffnen Sie Beispieldateien und versuchen Sie, E-Mails an externe Adressen zu versenden.

Die Einarbeitung verläuft effizienter, wenn die Mitarbeiter Anleitungen erhalten, die sich auf konkrete Aufgaben beziehen. Zeigen Sie ihnen beispielsweise, wo sie die Tags des neuen E-Mail-Systems finden, wie sie Dokumente freigeben und wie sie Kalendereinladungen annehmen. Gehen Sie bei der Umstellung auf Microsoft 365 auch auf die Nutzung von Outlook und OneDrive ein. In größeren Unternehmensumgebungen sollten Sie die Verantwortlichen für die Zugriffsverwaltung und die Administration benennen.

• Grundlegende Funktionen: Anmelden, E-Mails versenden, beantworten und Signatur einrichten.
• Teamarbeit: gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Zugriffsrechte und gemeinsamer Kalender.
• Sicherheit: starkes Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Erkennung von Phishing-E-Mails.

Für grundlegende Arbeitsabläufe können Sie eine kurze Anleitung mit Screenshots erstellen. Zu fortgeschrittenen Softwarefunktionen können Sie eine separate Präsentation halten, damit die tägliche Nutzung leicht nachvollziehbar bleibt. Falls Ihr Team an mehreren Standorten arbeitet, stellen Sie dieselbe Anleitung allen Arbeitsgruppen zur Verfügung. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter auch auf unterschiedlichen Geräten einheitliche Schritte befolgen.

AWh: Webhosting

aWh ist der logische nächste Schritt, wenn Ihr Unternehmen Webhosting oder eine eigene Domain benötigt und Sie E-Mail-Dienste sowie Büroanwendungen separat verwalten möchten. Das Webhosting unterstützt den Betrieb von Unternehmenswebsites, während die Domainregistrierung Ihnen eine eigene Internetadresse sichert. Sollten die Ressourcenanforderungen oder die technische Umgebung Ihres Projekts dies rechtfertigen, kommen auch KVM-VPS und Windows-VPS in Betracht.

Wählen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Lösung und Ihren Speicherplatz für Ihre Website getrennt aus und prüfen Sie anschließend, welche Infrastruktur zu Ihrem System passt. So vergessen Sie bei der Suche nach einer Google Workspace-Alternative nicht, dass Sie für Ihre Website möglicherweise auch einen separaten Speicherplatz benötigen.

Entdecken Sie die Angebote von aWh unter www.awh.hu.

Planen Sie Ihren nächsten Schritt

Die Umstellung bietet eine gute Gelegenheit, die geschäftliche E-Mail-Kommunikation, die Dateispeicherung und die Website voneinander zu trennen. Es ist nicht erforderlich, alle Systeme gleichzeitig zu ersetzen. Legen Sie zunächst fest, welcher Arbeitsablauf die größten Schwierigkeiten bereitet, und wählen Sie dann eine geeignete Lösung dafür aus. Auf diese Weise lässt sich die Umstellung zeitlich planen, und die Mitarbeiter können sich schrittweise mit den neuen Oberflächen vertraut machen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Google Workspace-Alternative auch, welche Infrastruktur Sie für Ihre eigene Website und Ihre Domain benötigen. aWh bietet Webhosting, KVM-VPS und Domainregistrierung an, die den Online-Betrieb Ihres Unternehmens unterstützen. Überprüfen Sie als nächsten Schritt Ihr derzeitiges System und die geplanten Änderungen.

Bitten Sie das Team von aWh um Unterstützung und finden Sie die Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Häufig gestellte Fragen

Worauf sollten Sie bei Alternativen zu G Suite achten?

Vergleichen Sie nicht nur die Anzahl der Anwendungen, sondern auch, wie gut diese zu Ihren bestehenden Arbeitsabläufen passen. Achten Sie bei der Auswahl einer Google Workspace-Alternative auf die Exportierbarkeit von Dateien, die Vorgehensweise bei der Löschung von Konten sowie die Möglichkeit der Multi-Faktor-Authentifizierung. Beispielsweise müssen aus dem Konto eines ausscheidenden Mitarbeiters auch Kalendertermine und freigegebene Dokumente übertragen werden. Testen Sie echte Teamaufgaben und nicht nur Demodateien.

Welche Google Workspace-Alternative bietet Unternehmens-E-Mail mit eigener Domain?

Microsoft 365, Zoho Mail und der eigene E-Mail-Speicher können für Unternehmensadressen verwendet werden, die an eine individuelle Domain gebunden sind. Die Wahl der geeigneten Option hängt davon ab, ob Sie Ihre E-Mail-Kommunikation eigenständig oder in Verbindung mit Büroanwendungen verwalten möchten. aWh bietet auch E-Mail-Hosting an, das die Nutzung professioneller Unternehmensadressen ermöglicht. Für die E-Mail-Adresse info@cegnev.hu ist beispielsweise eine Abstimmung zwischen der Domain und den E-Mail-Einstellungen erforderlich.

Welche datenschutzrechtlichen und DSGVO-relevanten Aspekte sind bei der Auswahl einer Alternative zu berücksichtigen?

Prüfen Sie, wo Ihre Geschäftsdaten gespeichert werden, wer darauf zugreifen darf und wie diese gelöscht oder exportiert werden können. Überprüfen Sie im Hinblick auf die DSGVO die Bedingungen für die Datenverarbeitung, die Rolle von Subunternehmern sowie die Beschreibung des Vorfallmanagements. Beschränken Sie den Zugriff entsprechend der jeweiligen Funktion und aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung. Gewähren Sie beispielsweise nicht automatisch jedem Benutzern des Postfachs Zugriff auf Finanzdokumente.

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