Üzleti kommunikáció esetén az első számú kapcsolattartási lehetőség manapság az e-mail. Gyors, egyszerű és a sok üzenetküldő alkalmazással ellentétben mindenkinek rendelkezésére áll. Külső és belső leveleket egyaránt küldhet, dokumentumokat csatolhat vagy linkeket adhat hozzá, és mindenféle célra használhatja. Egy vállalkozás számára elengedhetetlen egy saját domain e-mail cím. Bár rengeteg e-mail szolgáltatás létezik, nem mindegyik egyforma. Itt elmagyarázzuk, milyen dolgokat kell keresnie, amikor üzleti e-mail tárhely szolgáltatót keres.
Biztonság
Mivel gyakorlatilag mindenki rendelkezik e-mail címmel, az e-mail a kiberbűnözők népszerű eszközévé vált. Eltekintve a levélszeméthegyektől, amelyek eltömíthetik a postaládát és órákat pazarolhatnak el az alkalmazottak idejéből, az e-maileket csalásra, adathalászatra, rosszindulatú szoftverek terjesztésére és számítógépek váltságdíjának elkobzására is használják. A vállalkozások számára nem csak az ilyen e-mailek fogadásából, megnyitásából és az ezekre adott válaszokból eredő veszélyt jelent, hanem azt is, hogy egy fertőzött számítógépről tudtukon kívül rosszindulatú szoftvereket juttathatnak el a címzettekhez, beleértve az ügyfeleket is. Ezenkívül egyes kiberbűnözők hamis e-maileket küldhetnek az Ön vállalatának nevében, hogy megpróbálják átverni az ügyfeleit.
Mindezek a fenyegetések káros következményekkel járhatnak vállalkozása és annak hírneve szempontjából; ezért van szüksége olyan megoldásokra, amelyek minimalizálják a biztonsági kockázatokat. Ezek közé tartoznak az e-mail átvilágító és szűrő eszközök, amelyek felismerik a spameket, az adathalászatot és a rosszindulatú szoftvereket, megakadályozzák, hogy ezek a beérkező üzenetek bejussanak a postaládájába, és megakadályozzák a fertőzött e-mailek akaratlan elküldését. Emellett keressen olyan e-mail aláírási tanúsítványokat, amelyek egyrészt igazolják az ügyfeleknek küldött kimenő e-mailek jogszerűségét, másrészt titkosítással biztosítják a tartalmát, beleértve a mellékleteket is. Keressen olyan e-mail biztonsági mentési szolgáltatásokat is, amelyek biztosítják, hogy a kommunikáció soha ne vesszen el, és könnyen visszaállítható legyen.
Az olyan vállalkozások számára, amelyeknek meg kell felelniük az olyan szabályozásoknak, mint a GDPR és az ISO, érdemes megfontolniuk a vállalati szintű e-mailezést. Ez észleli, figyelmezteti és blokkolja az érzékeny tartalmak küldését, valamint archiválja az e-maileket és hatékony ellenőrzési eszközöket biztosít.
Megbízhatóság
Az időben történő kommunikáció küldése és fogadása létfontosságú a vállalatok számára. Amikor a telefonhívás azzal ér véget, hogy: Most elküldöm e-mailben, vagy a webhelye azt üzeni az ügyfeleknek: Ellenőrizze a postaládáját, a legtöbb ember leül és várja a kézbesítést. Ha ez nem történik meg, az csalódáshoz és néha az üzlet elvesztéséhez vezet. A vállalatok nem engedhetik meg maguknak, hogy e-mailjeiket megbízhatatlan szervereken tárolják, amelyek gyakran leállnak. Minimumként keresse a garantált 99%-os rendelkezésre állási időt, és ha szükséges, válasszon olyan vállalati e-mailt, amely 100%-os rendelkezésre állási időt kínál.
Elérhetőség
Akár küldésről, akár fogadásról van szó, az e-maileknek egyszerűnek kell lenniük. El kell tudni érni az irodában vagy útközben, számítógépen vagy mobileszközökön, valamint webes portálokon és e-mail klienseken, például az Outlookon keresztül egyaránt. Lehetőséget kell biztosítani a POP3 és az IMAP hozzáférés használatára is. Ráadásul az e-maileket szinkronizálni kell, hogy minden eszközön minden elérhető legyen.
Győződjön meg arról, hogy a tárhelye biztosítja a vállalkozásának szükséges szintű elérhetőséget, különösen, ha távoli alkalmazottakkal rendelkezik, akiknek az irodán kívül kell küldeniük és fogadniuk.
Több mint e-mail
Az e-mail szolgáltatásoknak sokkal többet kell tudniuk annál, hogy lehetővé tegyék a kommunikáció küldését és fogadását. Azt is biztosítaniuk kell, hogy képes legyen kezelni a névjegyzékeket, naptárakat és feladatokat, biztonságosan megoszthassa a fájlokat, és teljes mértékben integrálódjon az olyan kliensekkel, mint az Outlook. A funkciók ezen értékes csomagja megkönnyíti vállalkozása számára a kommunikációt, az alkalmazottak számára pedig az együttműködést és az időbeosztásuk vagy projektjeik kezelését.
Megfelelő tárhely
Akár a megfelelés, akár a jövőbeli hivatkozás miatt, a kapott e-mailek közül sokan a csatolmányaikkal együtt a postaládánkban vagy az archívumunkban maradnak. Idővel megnő a szükséges tárhely mennyisége, különösen, ha rendszeresen küld vagy fogad nagyméretű mellékleteket.
Ezért fontos, hogy olyan szolgáltatót válasszon, amely fokozatosan növekvő tárhelyet biztosító e-mail csomagokat kínál. Ez azt jelenti, hogy a tárhely igény növekedésével nagyobb csomagra tud frissíteni anélkül, hogy az e-maileket új tárhely szolgáltatóra kellene áttelepítenie.
Elég e-mail cím az Ön igényeinek megfelelően
Még a nagyon kis cégeknek is gyakran több e-mail címre van szükségük, néhányra alkalmazottaknak, néhányra részlegek (pl. penzugy@) vagy néhányra speciális célokra (pl. info@ vagy hirlevel@). Az e-mail szolgáltatóknál gyakran talál különböző lehetőségeket, az aWh szolgáltatásaiban például a csomagjaink az egy e-mail címtől a korlátlan számú címig terjednek, így a vállalat növekedésével együtt frissíthet, amikor ez megfelelőnek bizonyul. Győződjön meg róla, hogy olyan tárhely szolgáltatót választ, amely olyan csomagokat kínál, amelyek elegendő címet biztosítanak a jelenlegi igényeinek megfelelően, és rugalmasan bővíthetők.
Egyszerű kezelés
Egy másik szempont az, hogy mennyire könnyen tudja kezelni az e-mail szolgáltatását, olyan feladatokat végezve, mint az e-mail címek hozzáadása vagy törlése, illetve a fiók beállításainak konfigurálása. Az ehhez használt vezérlőpanel minősége kulcsfontosságú. Az olyan vezérlőpanelek, mint a cPanel és a Plesk ideálisak erre a célra, mivel lehetővé teszik, hogy az e-maileket ugyanarról a felületről kezelje, mint a weboldalát, és számos eszközt kínálnak az e-mail szolgáltatás javítására. A cPanel például képes az e-maileket kézbesítéskor tömöríteni, így segít minimalizálni a szükséges tárhely mennyiségét.
2022-06-08